Nowoczesne narzędzia rozwoju organizacyjnego

Dostępne na polskim rynku metodologie prowadzenia działań doradczych i szkoleniowych są prawie w całości importowane z krajów anglosaskich. Ku swojemu zdziwieniu konsultanci zarządzania dzwoniący do krakowskiej firmy Advisio sp. z o.o. dowiadują się, że autorami koncepcji rewolucjonizujących ich pracę są Polacy. „Co w tym takiego niezwykłego? Chyba już czas uwierzyć, że my też możemy tworzyć wartościowe koncepcje, takie, które nie tylko sprawdzą się na naszym lokalnym rynku, ale wniosą coś nowego do pracy konsultantów na całym świecie. Dlaczego nie?” – pyta Marta Lenartowicz, Dyrektor Generalny Advisio, realizującej projekt „ToolPool”- platforma b2b, dofinansowany w ramach działania POIG 8.2.

Firma Advisio powstała w 2003 roku w odpowiedzi na zapotrzebowanie zachodnioeuropejskiego rynku przedsiębiorstw usługowych i sprzedażowych na innowacyjne pomysły w zarządzaniu rozwojem potencjału ludzkiego. Początkowe lata działalności firmy to zarówno tworzenie oprogramowania, jak i świadczenie usług konsultingowych i szkoleniowych, ale również tworzenie koncepcji i metodologii. Połączenie kompetencji z pogranicza konsultingu, IT i R&D (Research and Development) umożliwiało Advisio wdrażanie u swoich klientów  procesów rozwojowych mających na celu optymalizację zarządzania kompetencjami, wspieranie procesów zarządzania przez cele czy zarządzanie satysfakcją pracowników. Jednakże poświęcając czas na opracowywanie i wdrażanie tych rozwiązań firma wytyczała sobie granice rozwoju. Stąd też automatyzacja opracowanych przez Advisio procesów w ramach projektu „ToolPool”  pozwolić miała na przekroczenie tej bariery, dokonując tym samym zmiany pozycji firmy na rynku z roli samodzielnego wykonawcy usług programistycznych, szkoleniowo-doradczych i badawczo-rozwojowych  na rolę dostawcy usług przetwarzania danych.

„Jesteśmy autentycznie wdzięczni za tę dotację. Dała nam ona szansę na znaczący skok w rozwoju firmy. Nie zmarnujemy jej!” mówi Prezes Advisio, Witold Reichhart, odwołując się do wsparcia finansowego, jakie firma uzyskała realizując projekt w ramach działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, realizowanego przez Państwową Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości.

ToolPool- czyli automatyzacja procesów rozwoju

Realizacja projektu rozpoczęła się 1 września 2009 i objęła swoim zakresem automatyzację sześciu autorskich procesów rozwoju organizacyjnego opracowanych przez firmę Advisio. Partnerzy firmy  otrzymają w ten sposób gotowe pakiety wiedzy i technologii, opracowane naukowo, opisane w formie podręcznika i w pełni zautomatyzowane informatycznie. „ W ramach tego projektu Advisio integruje swój potencjał z najbardziej przyszłościowymi firmami doradczo-szkoleniowymi” – informuje nas kierownik projektu Marta Lenartowicz– „chcemy stać się ich zapleczem metodologiczno- narzędziowym, wspierającym ich w  realizacji innowacyjnych projektów rozwojowych  dla przedsiębiorstw”. Udostępnianie tych pakietów odbywać się będzie drogą  opłat licencyjnych za możliwość korzystania z narzędzi elektronicznych, a tym samym dotychczasowi konkurenci firmy poszerzą swoją ofertę i otrzymają dostęp do niedostępnych dotąd na rynku doradczo-szkoleniowym narzędzi internetowych.

Te „zautomatyzowane procesy” to nowoczesny, inteligentny sposób rozwojowego oddziaływania na przedsiębiorstwa przez konsultantów zarządzania. Do niedawna zwykło się uważać, że konsultanci to ludzie, którzy powinni dostarczać organizacjom gotowe rozwiązania: najpierw zdiagnozować problem, a potem zaprojektować i przedstawić kadrze zarządzającej strategię jego rozwiązania – najlepiej w postaci wielostronicowego raportu. Kłopot w tym, że naprawdę niewiele spośród w taki sposób przygotowanych koncepcji w rzeczywistości udaje się wdrożyć. Dopóki trwa projekt, dopóty wydaje się, że wdrożenie przynosi pożądane efekty. Ale potem konsultant znika i przygotowane przez niego rozwiązanie trafia na półkę... W naszym projekcie „ToolPool” budujemy narzędzia dla konsultantów, które są zanurzone w zupełnie innym (procesowym) rozumieniu organizacji i roli konsultanta w jej rozwoju. Powstała platforma, dzięki której z tych narzędzi mogą korzystać polscy i zagraniczni konsultanci. – twierdzi Marta Lenartowicz. 

Co kryje się pod nazwą narzędzie rozwoju organizacyjnego

Synergia, jak i pozostałe narzędzia to zestaw kwestionariuszy i raportów internetowych. Umożliwia konsultantom przeprowadzenie dialogu strategicznego [i] odnośnie rangi i znaczenia strategicznych celów organizacji. Kwestionariusze online rozsyłane do kluczowych osób w dialogu pozwalają uzyskać aktualną wiedzę o tym, które cele wspierają się wzajemnie, które z kolei najbardziej angażują ludzi, i które sprawiają najwięcej problemów, wymagając tym samym ponownego rozważenia. Efektem takiego procesu staje się nowa mapa strategii udostępniająca menedżerom i Zarządom cenne informacje na temat stopnia zaangażowania potencjału ludzkiego w realizację celów organizacji.

Element raportu z narzędzia Synergia

Narzędzie Task Navigator prowadzi konsultanta przez proces rozsyłania  formularzy służących pracownikom do naniesienia aktualnych zakresów zadań, przez automatyczne rozesłanie tych aktualizacji do weryfikacji przełożonych i  proces oceny realizacji zadań, aż po wygenerowanie raportów końcowych. Ocenę realizacji zadań przeprowadza się  metodą 360 stopni [ii]. Według Advisio im częściej organizacje redefiniują swoje cele i strategie tym częściej powinny dokonywać weryfikacji i modyfikacji zakresów zadań pracowników. 

Competence Navigator umożliwia z kolei przeprowadzenie diagnozy kompetencji pracowników, prowadzi konsultanta przez import danych pracowników, ustawia między nimi relację 360 stopni (8 perspektyw), dostosowuje model kompetencyjny, rozsyła kwestionariusze online, monitoruje przebieg diagnozy generując na koniec procesu  raporty końcowe w formacie PDF. Model kompetencyjny  pracownika przyszłości opracowany przez Advisio zorganizowany jest wokół najważniejszych kompetencji w nowoczesnej  gospodarce sieciowej: samoprzywództwa, adaptacyjności, innowacyjności i przedsiębiorczości. Diagnoza kompetencyjna prowadzona zgodnie z metodologią Competecne Navigator uwypukla różnice perspektyw, umacnia nawyk myślenia strategicznego  w imieniu całej organizacji.

To internetowe narzędzie wspierające rozwój organizacji pozwala pracującym na nim konsultantom uzyskać listę 5% najlepszych pracowników organizacji. Star Tracks odkrywa talenty analizując sieć społeczną kształtującą się w wyniku wskazań na osoby charakteryzujące się pożądanymi kompetencjami.

Talent Hunter umożliwia natomiast  przeprowadzenie projektów rekrutacyjnych. Gromadzi i przetwarza opinie wyrażane podczas kolejnych etapów selekcji kandydatów oceniając dokumenty aplikacyjne, przedstawiając wrażenia z rozmów kwalifikacyjnych i tworząc ostatecznie zapis ocen uzyskanych przez kandydatów. Zebrane w ten sposób opinie zestawia z profilem zadaniowo-kompetencyjnym. Innowacją narzędzia jest zaangażowanie w proces rekrutacji przyszłych współpracowników kandydatów na obsadzane w organizacji stanowiska, pozwalając im tworzyć własne listy oczekiwań, dokonując na zakończenie okresu próbnego oceny pracownika ze wspomniana już listą.

Szóste już z kolei narzędzie udostępniane przez Advisio służy do diagnozy klimatu organizacyjnego.  Umożliwia rozsyłanie kwestionariuszy, monitoruje przebieg prowadzonego badania  ostatecznie generując na podstawie zebranych odpowiedzi  raport końcowy. Korzystając z tego narzędzia możemy posłużyć się opracowanym przez Advisio gotowym kwestionariuszem lub stworzyć własny w zależności od aktualnych potrzeb organizacji.

Projekt ToolPool to nie tylko zautomatyzowane narzędzia. W ramach działania 8.2 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka (PO IG), Advisio udostępniło również platformę online, na której konsultanci mogą konfigurować narzędzia (przebieg procesu konsultingowego, kwestionariusze, raporty) oraz samodzielnie prowadzić cały proces u klienta końcowego. Platforma Advisio  umożliwia generowanie raportów,  dzięki którym możemy się dowiedzieć jakich odpowiedzi na te same pytania udzieliło bezpośrednie otoczenie organizacji, ułatwia jednocześnie komunikację między osobami zaangażowanymi w realizację projektu zapewniając przy tym bezpieczeństwo i poufność gromadzonych danych.

Jakie dodatkowe  korzyści możemy czerpać  korzystając z platformy Advisio, poza dostępem do narzędzi?

Marta Lenartowicz: Są to wszystkie te korzyści, które wynikają z wprowadzenia technologii internetowych do pracy wykonywanej dotąd głównie poprzez bezpośrednie kontakty. Projektując naszą platformę ciągle mieliśmy przed oczami wizję konsultanta leżącego sobie w swoim ogrodzie na hamaku i prowadzącego online zebranie zespołu projektowego. Sami przez lata byliśmy konsultantami i znamy te całodniowe wyjazdy z Krakowa do Warszawy na dwugodzinne spotkanie z klientem...

Poza narzędziami rozwoju organizacyjnego platforma Advisio zawiera też intuicyjne, dostosowane do trybu pracy firm doradczo-szkoleniowych narzędzie CRM. Konsultanci mogą tu przechowywać wszystkie ważne informacje i dokumenty dotyczące usług, które realizują dla swoich klientów. Większość tego typu usług prowadzonych jest w trybie projektowym, a na platformie Advisio zespoły projektowe zajmujące się poszczególnymi klientami mogą prowadzić burze mózgów online, przekazywać sobie informacje i raporty, mieć wgląd w przebieg działań prowadzonych przez ich współpracowników.

„W ramach projektu piszemy serię podręczników dotyczących metodologii używania narzędzi Advisio w pracy konsultingowej. Do dziś wydaliśmy 3 z siedmiu podręczników. Do września 7 tomów zostanie przetłumaczonych na język angielski i niemiecki i wydanych w postaci książkowej - to też jest działanie w ramach projektu ” – mówi Marta Lenartowicz

Konsultanci Przyszłości

Uruchamiając szeroko zakrojone działania, mające na celu udostępnienie nowych narzędzi branży doradczo-szkoleniowej firma Advisio zbudowała sieć partnerską oznaczoną godłem “Konsultantów Przyszłości”, wyróżniając firmy, które rozumieją wyzwania jakie przed organizacjami stawia nowoczesna, błyskawicznie zmieniająca się gospodarka sieciowa. Wśród partnerów Advisio znalazły się takie polskie marki jak Instytut Rozwoju Biznesu sp. z o.o., Centrum Edukacji Grupa ORLEN S.A., Mediator Group S.A., czy Training Partners sp. z o.o.

Jakie kryteria należy spełniać by zostać partnerem Advisio i móc skorzystać z oferowanych przez Advisio metodologii i narzędzi?

„Firmy zainteresowane partnerstwem powinny zajmować się rozwojem organizacji i dysponować przynajmniej jednym konsultantem o przynajmniej trzyletnim doświadczeniu w branży. Nasze narzędzia zostaną mu udostępnione natychmiast, gdy konsultant przejdzie szkolenie certyfikacyjne, a delegująca go firma zawrze z nami umowę partnerską”- mówi Marta Lenartowicz, Dyrektor Generalny Advisio.

Dostęp do platformy i narzędzi uzyskają konsultanci biorący udział w programach certyfikacyjnych Advisio otrzymując dodatkowo  bezpłatne pakiety startowe licencji jednostkowych na wybrane narzędzia oraz podręczniki metodologiczne z serii "Podręczniki Konsultanta Rozwoju Organizacyjnego".  

„Firmy posługujące się godłem „Konsultanci przyszłości” korzystają w swojej pracy z metodologii i narzędzi umożliwiających ich Klientom osiąganie przewagi konkurencyjnej w biznesie XXI wieku” – ogłasza Advisio.

Monika Krzysztoń: Do kogo skierowana jest oferta firmy Advisio? Kto jest potencjalnym odbiorcą udostępnianych w postaci narzędzi procesów rozwojowych?

Marta Lenartowicz: „Nasza oferta adresowana jest do firm doradczo-szkoleniowych, rekrutacyjnych, konsultingowych i innych instytucji otoczenia biznesu. Jeśli taka organizacja zajmuje się rozwojem przedsiębiorstw, jeśli poszukuje metod pracy konsultingowej umacniających adaptacyjność i innowacyjność organizacji, spłaszczających struktury organizacyjne, promujących przywództwo rozproszone i samosterowność pracowników, to niech nie szuka dłużej, tylko skontaktuje się z nami. Nasz model działania polega na tym, że stajemy się dla takich firm zapleczem metodologiczno- narzędziowym. Certyfikujemy ich konsultantów, podsyłamy materiały, pomagamy przygotowywać oferty dla klientów. I oczywiście „– udostępniamy narzędzia.

Sukces w latach kryzysu

Kryzys gospodarczy okazał się być o dziwo największym sprzymierzeńcem firmy przy wdrażaniu nowego modelu działania. Przyspieszył on znacznie poszukiwanie nowych sposobów prowadzenia działań doradczo-szkoleniowych, w lepszym stopniu wiążących rozwój pracowników z wydajnością przedsiębiorstwa. Opracowane przez Advisio narzędzia i metodologie przykuły uwagę konsultantów poszukujących nowych metod na zwiększenie elastyczności, adaptacyjności i sterowności organizacji.

Element kwestionariusz narzędzia Competence Navigator

Dlaczego oferta firmy Advisio jest tak bardzo interesująca wyjaśnia współwłaścicielka gliwickiej Grupy Tempo, Pani Agnieszka Bornus: „ Najbliższe lata oznaczają dla biznesu odbudowę strat. Bazą tego odrodzenia jest i będzie cięcie kosztów przy jednoczesnej stymulacji efektywności biznesowej. Główny cel HR to przełożenie rozwoju pracowniczego na efekty pracy. Wdrożone zostaną, obecnie prawie nieznane,  sposoby mierzenia działań doradczych.”

Wdrożenie omawianej technologii B2B pozwoli Advisio ograniczyć operacyjne zaangażowanie w realizację usług prowadzonych przez partnerów dla klientów końcowych  do zapewniania niezawodności działania platformy i prowadzenia call center. Tym samym firma uzyska możliwość zaangażowania się w rozwój kolejnych metodologii i narzędzi rozwoju organizacyjnego.

Monika Krzysztoń: Jakie korzyści biznesowe niesie za sobą taka zmiana?

Marta Lenartowicz: Z naszej perspektywy – ogromne! Ponieważ na rynku doradczo-szkoleniowym większość podmiotów oferuje bardzo szeroki wachlarz usług, chcąc nie chcąc wszystkie są dla siebie jakąś konkurencją. My bardzo konsekwentnie i świadomie wycofujemy się ze świadczenia usług konsultingowych dla klientów. Nie chcemy konkurować z naszymi partnerami. Zamiast tego pomagamy im w ich projektach. Powiem tak: przed rozpoczęciem projektu mieliśmy dwa tysiące konkurentów, a dziś mamy dwa tysiące potencjalnych partnerów!

Skąd wziął się pomysł na realizację projektu w ramach dofinansowania z Państwowej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości?

Marta Lenartowicz: „Dla branży doradczo-szkoleniowej w której działamy, PARP jest najważniejszą polską instytucją. Nic dziwnego, że od jej strony internetowej zaczyna się poszukiwanie możliwości sfinansowania niemal wszystkich inicjatyw, które obecnie podejmowane są na rynku. Inna sprawa, że firmy konsultingowe zwykle aplikują o dotacje POKL, a nie Innowacyjnej Gospodarki. My jesteśmy PO IG zachwyceni!”

Monika Krzysztoń: Czy w trakcie realizacji projektu mogą już Państwo stwierdzić czy warto było skorzystać z dofinansowania? 

Marta Lenartowicz: „Tak! Ten projekt zmienił naszą firmę. Potrafimy to docenić.”

[i] To proces definiowania lub redefiniowania strategii firmy. Proces ten toczy się w nieustannym dialogu osób kluczowych w organizacji oraz pomiędzy kadrą zarządzającą a interesariuszami organizacji.

[ii] To metoda w które o ocenę menedżera proszeni są wszyscy jego ważni współpracownicy: przełożeni, podwładni, koledzy, bliżsi i dalsi współpracownicy. Ponieważ kluczem do sukcesu nowoczesnych organizacji są ich relacje z otoczeniem, oraz umiejętność pracy projektowej Advisio przewidziało aż 8 perspektyw oceny, dając miejsce do wypowiedzi również zewnętrznych partnerów, podwykonawców, klientów, oraz szefów różnorodnych zespołów projektowych i zadaniowych w których uczestnicy diagnozowany menedżer.

słowa kluczowe: Adviso, Nowoczesne narzędzia rozwoju organizacyjnego, ToolPool