Sześć najczęstszych błędów przy składaniu wniosków - czego unikać

Poniżej przedstawiamy sześć najczęściej popełnianych błędów i sposoby na ich uniknięcie:

1.      Niedokładne zapoznanie się z dokumentacją.

Pobieżna lektura dokumentacji może narazić nas na wiele błędów formalnych przy składaniu wniosku. W efekcie stracimy czas na przygotowanie wadliwego wniosku. Możemy stracić szansę na jego rozpatrzenie, pomimo że sam projekt mógł odnieść sukces.

Co zrobić?

Zanim zaczniemy wypełniać wniosek trzeba bardzo dokładnie przeczytać dokumentację konkursową i sprawdzić przede wszystkim:

• kto może ubiegać się o środki?,
• na jakie działania?,
• jaki jest termin realizacji projektu?,
• jak wysoki musi być wkład własny?,
• jakie zabezpieczenia finansowe są wymagane?,
• jakie załączniki trzeba złożyć?.

2.     Zbyt późne rozpoczęcie pracy nad projektem i/lub wnioskiem

Odkładanie pisania wniosku na ostatnią chwilę jest równoznaczne z katastrofą. Zebranie dokumentacji, którą trzeba załączyć do wniosku jest najbardziej czasochłonnym elementem procedury wnioskowania. Może to zająć nawet do trzech miesięcy.

Niektórzy przedsiębiorcy, jako formę zabezpieczenia finansowego, załączają do wniosku umowę lub promesę kredytową. Pozyskiwanie takich dokumentów wymaga długotrwałych procedur i okazywania bankowi dodatkowych dokumentów. Im później zaczynamy pracę nad projektem, tym większe ryzyko, że nie zdążymy na czas.

Jak zapobiec opóźnieniom?

Nie odkładaj wszystkiego na ostatni moment. Gdy zdecydowałeś się już na złożenie wniosku, sprawdź jakie dokumenty będą do niego potrzebne. Opracuj sobie harmonogram ich gromadzenia i postępuj zgodnie z planem.

3.     Niewłaściwy opis projektu

Nawet najlepszy pomysł na projekt może polec w konkursie o dotacje, jeśli zostanie nieodpowiednio opisany.

Na co zwrócić uwagę przy pisaniu wniosku?

• należy pamiętać, że osoba sprawdzająca wniosek nie musi znać się tak dobrze na danej dziedzinie jak Ty. A już na pewno nie może być zmuszana do domyślania się, co autor wniosku miał na myśli,
• trzeba opisać pomysł zwięźle (np. ze względu na ograniczenia do 18 tys. znaków w generatorze wniosku), logicznie i zrozumiale,
• nie należy używać żargonu oraz specjalistycznego słownictwa, gdy nie jest to niezbędne,
• cele, jakie zakładamy muszą być realne i wykonalne, a to co napiszemy ma być przekonujące dla osoby oceniającej wniosek.

4.     Brak zabezpieczenia finansowego

Zanim zaczniesz ubiegać się o dotację, musisz realnie ocenić kondycję finansową przedsiębiorstwa oraz jego szansę na uzyskanie kredytu lub innej formy finansowania. Brak podstaw finansowych jest źle oceniany i może być się przyczyną odrzucenia wniosku o dotację.

Na co zwrócić uwagę przy finansach?

• pamiętaj na tym, że dotacje udzielane przez PARP mają charakter refundacji. Oznacza to, że musisz najpierw sam zebrać środki pieniężne na start i realizację projektu. Środki te zostaną Ci zwrócone, jeśli wniosek zostanie pozytywnie rozpatrzony i poprawnie udokumentujesz poniesione koszty,
• przygotuj biznes plan dla potrzeb Twojego projektu. Zorientuj się ile Cię będzie kosztować jego realizacja i na jakie przychody możesz liczyć,
• poszukaj źródeł pieniędzy. Rozeznaj się, na jakie kredyty możesz liczyć, jakie inne źródła finansowania wchodzą w grę

5.     Błędy w budżecie

Błędem często popełnianym w budżecie jest:

• umieszczanie w nim pozycji niewystępujących w części opisowej wniosku. Zasadność takich wydatków budzi u oceniających wnioski wątpliwości,
• inną częstą pomyłką jest przekroczenie kwoty cross-financingu,
• źle wyliczony wkład własny.

Co zrobić?

Po napisaniu wniosku sprawdź:

• czy wszystkie pozycje budżetu zostały przedstawione w części opisowej i odwrotnie,
• swoje obliczenia. Zrób jeszcze raz szacunki, by wyeliminować choćby drobne błędy. Od Twojej precyzji zależy zaufanie osób rozpatrujących wniosek do Twojego projektu.

 

6.     Braki we wniosku

Przed złożeniem wniosku trzeba bardzo dokładnie go przejrzeć, aby sprawdzić czy jest kompletny. Niejednokrotnie zdarza się tak, że dobry projekt przepada z powodu:

• braku załączników,
• pozostawiania pustych pól we wniosku,
• braku podpisów,
• niezgodności wersji papierowej z elektroniczną na skutek różnicy sum kontrolnych na dokumentach.

Co zrobić?

Jeszcze raz przejrzyj dokumentacje i sporządź listę wymaganych dokumentów. Następnie przy pomocy listy sprawdź, czy niczego nie brakuje.

 

słowa kluczowe: składanie wniosku