Poradnik przedsiębiorcy poświęcony prowadzeniu i rozliczaniu projektów - V część

Prezentujemy piąty odcinek Poradnika nt. prowadzenia i rozliczania projektów w działaniu 8.1 PO IG, który poświęcony został kwestii prawidłowego rozliczania projektów. W niniejszym odcinku zaprezentowano kwestie problematyczne związane z terminami i miejscem składania dokumentacji rozliczeniowej, wypełnianiem wniosku o płatność oraz, prawidłowym przygotowaniem dokumentacji rozliczeniowej.

5. Rozliczanie projektu

Prawidłowe rozliczenie wniosku o płatność jest niekiedy trudniejszego od samego ubiegania się o dofinansowanie. Wymaga bowiem od Beneficjenta gruntownej znajomości postanowień umowy o dofinansowanie. Nieznajomość przez Beneficjenta praw i obowiązków wynikających z zawartej umowy niejednokrotnie komplikuje lub wręcz uniemożliwia rozliczenie projektu.

PAMIĘTAJ! Zanim złożysz pierwszy wniosek o płatność zapoznaj się z zapisami zawartej umowy o dofinansowanie, szczególnie z: terminem i miejscem składania dokumentów, kwalifikowalnością kosztów, prawidłowym stosowaniem procedury dotyczącej wyboru wykonawcy, ewidencjonowaniem kosztów, osiąganiem założonych wskaźników oraz promocją projektu.

5.1 Zmiana systemu przepływów finansowych

W związku z tym, że z dniem 1 stycznia 2010 r. Bank Gospodarstwa Krajowego przejął od Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości dokonywanie płatności na rzecz Beneficjentów ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, po zatwierdzeniu złożonego przez Beneficjenta wniosku o płatność PARP wystawia zlecenie płatności, na podstawie którego Bank Gospodarstwa Krajowego dokonuje płatności w wysokości do 85 % kwoty dofinansowania na rachunek bankowy Beneficjenta, określony w umowie o dofinansowanie. Pozostałe 15 % kwoty dofinansowania, stanowiące środki dotacji celowej, tj. części dofinansowania pochodzącego z wkładu krajowego, przekazywane jest Beneficjentowi na dotychczasowych zasadach, czyli z rachunku PARP.

Zatem Beneficjent, po zatwierdzeniu przez PARP złożonej dokumentacji rozliczeniowej otrzymuje wartość dofinansowania z dwóch różnych rachunków bankowych (do 85 % kwoty dofinansowania- z rachunku BGK, do 15 % kwoty dofinansowania- z rachunku PARP).

5.2 Terminy i miejsce składania dokumentacji rozliczeniowej

Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Beneficjent składa:

• wniosek o płatność pośrednią w terminie 30 dni od dnia zakończenia danego etapu projektu (wniosek o płatność pośrednią składany jest po każdym zakończonym etapie);
• wniosek o płatność końcową nie później niż w dniu zakończenia okresu kwalifikowalności wydatków.

PRZYKŁAD 1: Zgodnie z umową o dofinansowanie okres kwalifikowalności wydatków rozpoczyna się w dniu 01.01.2010 r. i kończy się w dniu 30.06.2011 r. Umowa o dofinansowanie została podpisana w dniu 15.01.2010 r. Czy wniosek o płatność końcową Beneficjent może złożyć do końca lipca 2011 r.? Beneficjent jest zobowiązany do złożenia wniosku o płatność końcową najpóźniej w dniu zakończeniu okresu kwalifikowalności wydatków, zatem nie później niż w dniu 30.06.2011 r.

UWAGA! W przypadku wejścia w życie umowy po zakończeniu okresu kwalifikowalności wydatków, Beneficjent jest zobowiązany do złożenia wniosku o płatność końcową w terminie 30 dni od dnia zawarcia umowy. Przykład: Okres kwalifikowalności wydatków zakończył się w dniu 30.11.2009 r., natomiast umowa o dofinansowanie została podpisana z Beneficjentem w dniu 31.12.2009 r. Wniosek o płatność końcową Beneficjent powinien złożyć najpóźniej w dniu 30.01.2010 r.

Każdy wniosek Beneficjenta o płatność składany jest w Regionalnej Instytucji Finansującej, który po dokonanej weryfikacji i zatwierdzeniu w RIF zostaje następnie przekazany do PARP.

5.3 Prawidłowe przygotowanie dokumentacji rozliczeniowej

W celu otrzymania dofinansowania Beneficjent składa w RIF wypełniony za pomocą Generatora wniosków o płatność, dostępnego na stronie www.parp.gov.pl, wniosek o płatność formie papierowej oraz elektronicznej (zapis plików Generatora wniosków o płatność na nośniku danych). Wersja papierowa wniosku musi być tożsama z wersją elektroniczną, o czym rozstrzyga suma kontrolna.

Do wniosku o płatność Beneficjent załącza:

• kopie dokumentów księgowych, potwierdzających poniesione zgodnie z Harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu wydatki;
• kopie wyciągów bankowych lub inne dokumenty potwierdzające dokonanie płatności za pośrednictwem rachunku bankowego Beneficjenta (np. potwierdzenie wykonania przelewu);
• kopie dokumentów potwierdzających przyjęcie środków trwałych do użytkowania lub wartości niematerialnych i prawnych, bądź też inne dokumenty potwierdzające zgodność realizacji projektu z warunkami umowy;
• oryginał pomocniczego zestawienia finansowego (wersja papierowa i elektroniczna), dostępnego na stronie www.parp.gov.pl;
• w przypadku wydatków związanych z wynagrodzeniami oraz obowiązkowymi pozapłacowymi kosztami pracy
  a) oświadczenie o wypłaconych wynagrodzeniach dla pracowników w ramach projektu lub o wypłaconych obowiązkowych pozapłacowych kosztach pracy w przypadku przedsiębiorców będących osobami fizycznymi prowadzącymi działalność gospodarczą (nie dotyczy naboru z 2008 r.) - oświadczenie Beneficjenta,
  b) kopie wyciągu z listy płac lub kopie rachunku za wykonanie zlecenia/dzieła (jeśli dotyczy),
  c) kopie deklaracji ZUS RCX lub RCA oraz deklaracji DRA (jeśli dotyczy),
  d) kopię umowy określającą warunki zatrudnienia (jeśli dotyczy),
  e) kopie dokumentów potwierdzających wypłatę wynagrodzeń/ obowiązkowych pozapłacowych kosztów pracy i zapłatę za poniesione w ramach projektu wydatki, w wysokości wynikającej z przedstawionych dokumentów;
• w przypadku zakupu szkoleń dla osób zaangażowanych w realizacji projektu związanych bezpośrednio z uruchomieniem i obsługą e-usługi dodatkowo:
  a) kopie list obecności podpisane przez osoby uczestniczące w szkoleniach,
  b) kopie certyfikatów dla poszczególnych osób uczestniczących w szkoleniach (jeśli szkolenie kończy się uzyskaniem certyfikatu bądź egzaminem);
• w przypadku zakupu używanego środka trwałego dodatkowo (dotyczy wyłącznie naboru z 2008 r.):
  a) oświadczenie sprzedającego, iż w okresie 7 lat poprzedzających datę dokonania zakupu środka trwałego na potrzeby Projektu, używany środek trwały nie został nabyty z wykorzystaniem pomocy pochodzącej ze środków publicznych,
  b) oświadczenie Beneficjenta, iż cena środka trwałego nie przekracza wartości rynkowej, określonej na dzień zakupu i jest niższa od ceny nowego, podobnego środka trwałego,
  c) oświadczenie sprzedającego określające zbywcę, środek trwały, miejsce i datę jego nabycia;
• oświadczenie Beneficjenta o braku występowania na rynku co najmniej 3 potencjalnych dostawców towarów lub usług (w przypadku, gdy na rynku nie istnieje 3 potencjalnych dostawców);
• kopię umowy leasingu (dotyczy pierwszego wniosku o płatność) zawierającą harmonogram spłat rat leasingowych, jeśli finansowanie w drodze leasingu zostało wskazane we wniosku o dofinansowanie. Do kopii umowy leasingu należy dołączyć oświadczenie o kwalifikowalności rat kapitałowych z tytułu leasingu oraz kopię faktury VAT dokumentującą określony zakup objęty projektem;
• elektroniczną wersję analiz sporządzonych w ramach projektu (wersja papierowa dostarczana jedynie na żądanie RIF lub PARP);
• kopię umowy najmu, w przypadku kosztów najmu pomieszczeń;
• oświadczenie Beneficjenta, że wszystkie koszty wyszczególnione we wniosku Beneficjenta o płatność są bezpośrednio związane z realizacją projektu (dotyczy nie tylko wniosku o płatność końcową, ale również każdego składanego wniosku o płatność pośrednią);
• kopię otrzymanego raportu z kontroli (gdy Beneficjent podlegał kontroli);
• inne dokumenty niezbędne do weryfikacji prawidłowości realizacji projektu (dostarczane na żądanie RIF lub PARP).

Wszystkie dokumenty, składane przez Beneficjenta w kopii, muszą zostać poświadczone na każdej stronie „za zgodność z oryginałem” przez osobę upoważnioną do reprezentacji Beneficjenta (zgodnie z dokumentem rejestrowym firmy, bądź stosownym pełnomocnictwem) lub przez głównego księgowego.

PAMIĘTAJ! Jeśli np. druga strona dokumentu księgowego (faktury) została opisana, a jej kserokopia została załączona do wniosku o płatność, również musi zostać poświadczona „za zgodność z oryginałem”.

Za prawidłowo potwierdzony uznaje się dokument, na którym widnieje informacja „potwierdzam za zgodność z oryginałem” oraz złożony jest czytelny podpis osoby upoważnionej, bądź też jej parafka i imienna pieczątka.

UWAGA! Istnieje możliwość potwierdzenia danego dokumentu tylko na pierwszej stronie, np. załączonej analizy, jednak z tym zastrzeżeniem, że każda strona ww. dokumentu musi zostać ponumerowana, a na pierwszej stronie powinna znaleźć się odpowiednia adnotacja, np. „potwierdzam za zgodność z oryginałem od strony nr … do strony nr ...”

PRZYKŁAD 2: Zgodnie z dokumentem KRS osobą upoważnioną do reprezentacji spółki jest prezes zarządu łącznie z prokurentem lub jednym z członków zarządu. Wszystkie załączone przez Beneficjenta dokumenty zostały poświadczone „za zgodność z oryginałem” wyłącznie przez prezesa spółki. Złożone przez Beneficjenta dokumenty nie zostały prawidłowo potwierdzone „za zgodność z oryginałem”, w związku z czym RIF będzie zobowiązana do wysłania do Beneficjenta stosownego pisma o uzupełnienie załączonej dokumentacji o podpis drugiej upoważnionej osoby w spółce.

PRZYKŁAD 3: Beneficjent, „E-kronika” Malanowski, Tarkowski, Kowalski Spółka Cywilna, złożył w RIF wniosek o płatność, który na ostatniej stronie został podpisany tylko przez p. Tarkowskiego, tj. jednego ze wspólników spółki. W związku z tym, że w spółce jest trzech wspólników, każdy z nich powinien podpisać składany wniosek o płatność oraz kopie wszystkich składanych wraz z wnioskiem dokumentów. Beneficjent zostanie wezwany do złożenia prawidłowo podpisanego wniosku o płatność.

Dokumenty księgowe:

• potwierdzają poniesione wydatki;
• zawierają na odwrocie:
  a) dekretację (jeśli Beneficjent nie prowadzi pełnej księgowości konieczne jest dostarczenie stosownego oświadczenia),
  b) numer księgowy,
  c) nazwę (tytuł) projektu, datę zawarcia i numer umowy,
  d) opis związku wydatku z umową (możliwość przypisania wydatku do określonej pozycji w Harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu),
  e) informację o poprawności formalnej i merytorycznej,
  f) informację o procencie i kwocie współfinansowania z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
  g) adnotację o sposobie zapłaty (jeśli nie wynika to z dokumentu),
  h) kurs sprzedaży banku z dnia dokonania płatności (w przypadku faktur wyrażonych w walutach obcych).

Powyższe informacje powinny znajdować się na odwrocie dokumentu księgowego, jednak istnieje możliwość umieszczenie ww. informacji na oddzielnej kartce, trwale spiętej z danym dokumentem.

PRZYKŁAD 4: Przykładowo opisana faktura dotycząca zakupu laptopa powinna na odwrocie zawierać następujące informacje: Umowa nr UDA-POIG.08.01.00-14-999/09-00 z dnia 15.06.2009 r. Tytuł projektu: „Jak.dojechac.pl- stworzenie nowej e-usługi” Kwota dofinansowania współfinansowana z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego wynosi 250 000,00 zł, co stanowi 85 % łącznej kwoty przyznanego dofinansowania. Nr księgowy 12/POIG/2009 Sprawdzono pod względem formalnym i merytorycznym Faktura nie zawiera dekretacji- Beneficjent dostarczył oświadczenie, że nie prowadzi pełnej księgowości. Faktura dotyczy kategorii wydatków „Zakup środków trwałych”, etap I działanie nr 3 „Zakup 2 sztuk laptopów” Zapłacono przelewem

Dokumenty potwierdzające dokonanie przez Beneficjenta płatności związanych z realizacją projektu to:

a) wyciąg bankowy:

• pierwsza strona wyciągu zawierająca numer rachunku bankowego oraz dane jego właściciela + strona z potwierdzeniem dokonania płatności za daną fakturę;

b) potwierdzenie przelewu:

• wydruk elektroniczny z informacją, że nie wymaga dodatkowych podpisów oraz stempla bankowego. Dodatkowo na potwierdzeniu przelewu powinna znaleźć się informacja, że transakcja została zrealizowana, a nie zlecona do realizacji.

UWAGA! Prosimy o zwracanie szczególnej uwagi na opisy (tytuły) realizowanych przelewów. Każdy błąd w załączonych dokumentach powoduje, iż Beneficjent jest proszony o dostarczanie dodatkowych dokumentów/wyjaśnień, co znacznie wydłuża proces weryfikacji złożonego wniosku o płatność.

PRZYKŁAD 5: Beneficjent przedstawił wraz z wnioskiem o płatność kopię faktury nr 1545/12/2009. Do faktury załączył potwierdzenie dokonania przelewu, na którym w tytule przelewu wpisano „opłata za fakturę 1554/12/2009”. W związku z tym, że tytuł przelewu nie koresponduje z załączoną do wniosku o płatność fakturą, Beneficjent został poproszony o dostarczenie oświadczenia od sprzedawcy, że faktura nr 1545/12/2009 została opłacona w całości przelewem dnia ...

PRZYKŁAD 6: Beneficjent przedstawił wraz z wnioskiem o płatność kopię faktury, na której wskazano numer rachunku bankowego, na który należy przekazać sprzedawcy środki tytułem płatności za ww. fakturę. Beneficjent dokonał płatności na rachunek inny niż wskazany na fakturze. Beneficjent został poproszony o dostarczenie wyjaśnienia, na podstawie jakiego dokumentu dokonał płatności na ww. rachunek, oświadczenia od sprzedawcy, że otrzymał środki bądź też oświadczenia od sprzedawcy, że rachunek, na który dokonano płatności jest jego rachunkiem.

UWAGA! W sytuacji, gdy na załączonych dokumentach, zwłaszcza na potwierdzeniach przelewu Beneficjent posługuje się, zamiast numerem przedłożonej faktury, numerem zamówienia lub fakturą pro forma, konieczne jest złożenie również ww. dodatkowych dokumentów, w celu weryfikacji prawidłowości dokonanej płatności.

Dokumenty potwierdzające zgodność realizacji projektu z warunkami Umowy o dofinansowanie (jeśli dostarczenie protokołu odbioru towarów lub usług nie jest możliwe):

a) środki trwałe, wartości niematerialne i prawne:

• dokument OT;
• wyciąg z ewidencji środków trwałych bądź wartości niematerialnych i prawnych;

b) materiały biurowe i eksploatacyjne:

• adnotacja na fakturze, że „towar wydano” bądź „towar odebrałem” z podpisem Beneficjenta;
• oświadczenie Beneficjenta, że materiały zakupione w ramach projektu zgodnie z fakturą nr … zostały odebrane;

c) reklama, ulotki:

• kopie stron w prasie świadczące o zamieszczeniu ogłoszenia, kopia przygotowanej ulotki bądź też innego materiału reklamowego;

d) zakup usług telekomunikacyjnych:

• na fakturze VAT powinna widnieć data określająca termin, w którym usługa została zrealizowana;

e) zakup usług księgowych:

• umowa zawarta z dostawcą usług.

UWAGA! W przypadku umów zlecenie/o dzieło potwierdzeniem wykonania usługi jest wystawiony rachunek, na którym widnieją podpisy zleceniodawcy oraz zleceniobiorcy.

Warunki uznania płatności dokonanej kartą płatniczą:

•  karta płatnicza musi być przypisana do rachunku bankowego Beneficjenta

Wydatki poniesione za pośrednictwem prywatnej karty płatniczej np. prezesa spółki będącej Beneficjentem nie mogą stanowić wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem.

WYJĄTEK! Płatności dokonywane kartą płatniczą osoby fizycznej prowadzącej działalność gospodarczą - rachunek osobisty ww. Beneficjenta jest takim samym „rachunkiem Beneficjenta”, jak jego rachunek firmowy.

Przeliczanie wydatków poniesionych w walutach obcych na PLN

Zgodnie z pierwotną wersją Rozporządzenia w sprawie udzielania przez Polską Agencję Rozwoju Przedsiębiorczości pomocy finansowej w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka, 2007-2013 Beneficjenci, którzy podpisali umowy w ramach konkursu ogłoszonego w 2008 r. podczas przygotowywania dokumentacji rozliczeniowej powinni zwrócić szczególną uwagę na faktury wystawione w walutach obcych. Zgodnie z pierwszym brzmieniem ww. rozporządzenia:

„Wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem poniesione w walucie obcej przelicza się na walutę polską po kursie sprzedaży zastosowanym przez bank dokonujący płatności w dniu jej dokonania. W przypadku gdy kurs z dnia dokonania płatności jest wyższy od kursu z dnia zaksięgowania dokumentu księgowego, kwota wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem jest pomniejszana o ujemne różnice kursowe”.

Oznacza to, iż Beneficjenci, którzy podpisali umowy w ramach naboru z 2008 r. wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem poniesione w walucie obcej powinni przeliczać na walutę polską po kursie sprzedaży zastosowanym przez bank dokonujący płatności w dniu jej dokonania. W przypadku, gdy kurs z dnia dokonania płatności był wyższy od kursu z dnia zaksięgowania dokumentu księgowego, kwota  wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem powinna zostać pomniejszana o ujemne różnice kursowe.

W przypadku faktur wyrażonych w walutach obcych do wniosku Beneficjenta o płatność, oprócz dowodów księgowych oraz dokumentów potwierdzających dokonanie płatności za dany towar/usługę, konieczne jest dołączenie faktury wewnętrznej, na której wykazany będzie kurs waluty po jakim, kwoty wyrażone w walucie obcej zostały przeliczone na walutę polską. Należy także pamiętać, aby dostarczyć tłumaczenie faktury na język polski, jeśli faktura główna została wystawiona w języku obcym.

UWAGA! Aby móc porównać kurs sprzedaż zastosowany przez bank z kursem z dnia zaksięgowania dokumentu księgowego należy dopilnować, aby na dokumentach księgowych został zamieszczony kurs waluty z dnia dokonania płatności/dołączona faktura wewnętrzna oraz tłumaczenie na język polski faktury głównej.

Nabory z 2009 roku

W przypadku Beneficjentów, którzy podpisali umowy w ramach późniejszych konkursów wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem poniesione w walucie obcej przelicza się na walutę polską po kursie sprzedaży zastosowanym przez bank dokonujący płatności w dniu jej dokonania. Nie ma tu zatem zastosowania problem porównywania kursów.

PAMIĘTAJ! Jeśli umowa o dofinansowanie została podpisana w ramach konkursu ogłoszonego w 2008 r., a podczas realizowanego projektu wystawione zostały faktury w walutach obcych, wydatki kwalifikowane poniesione w walucie obcej należy przeliczyć na PLN po kursie sprzedaży banku realizującego przelew w dniu dokonania płatności. Jeśli kurs zastosowany przez bank będzie wyższy od kursu z dnia zaksięgowania płatności - kwotę wydatków kwalifikujących się do objęcia wsparciem należy pomniejszyć o ujemne różnice kursowe.

5.3.1 Prawidłowe przygotowanie dokumentacji rozliczeniowej w zakresie wydatków związanych z wynagrodzeniami oraz obowiązkowymi pozapłacowymi kosztami pracy

Oświadczenie Beneficjenta o wypłaconych wynagrodzeniach:

• powinno zawierać:
  a) pełną informację o wypłaconym wynagrodzeniu dla konkretnego pracownika za realizację działań wyłącznie związanych z projektem,
  b) kwotę wynagrodzenia,
  c) datę dokonania płatności;
• powinno być zbiorczą informacją zgodną z przedstawionymi przy rozliczaniu projektu dokumentami;
• jest odpowiednim dokumentem do podania informacji, w jakiej części wynagrodzenie jest wydatkiem kwalifikującym się do objęcia wsparciem.

Lista płac:

• musi zostać zatwierdzona (podpis + pieczątka firmowa) przez osobę upoważnioną w firmie Beneficjenta.

Deklaracja RCX lub RCA i DRA: 

•  sporządzana za okres, w którym nastąpiła faktyczna wypłata wynagrodzenia pracownikowi.

PRZYKŁAD 7: Beneficjent wypłacił w dniu 10.12.2009 r. wynagrodzenie za miesiąc listopad pracownikowi zatrudnionemu w ramach projektu. Prawidłowa deklaracja RCX i DRA powinna zostać sporządzona w miesiącu styczniu 2010 r. za okres 12/2009.

PRZYKŁAD 8: Beneficjent wypłacił w dniu 30.11.2009 r. wynagrodzenie za miesiąc listopad pracownikowi zatrudnionemu w ramach projektu. Prawidłowa deklaracja RCX i DRA powinna zostać sporządzona w miesiącu grudniu za okres 11/2009.

W przypadku, gdy:

• umowa określająca warunki zatrudnienia została zawarta z pracownikiem przed okresem kwalifikowalności wydatków;
• pracownik zatrudniany jest na stanowisku niezwiązanym z realizacją Projektu (np. magazynier, recepcjonistka)

zachodzi konieczność przedstawienia przez Beneficjenta dokumentu (aneks do umowy, zmiana zakresu obowiązków), na podstawie którego pracodawca oddelegował pracownika, w całości lub częściowo, do pracy przy realizacji projektu.

PRZYKŁAD 9: Pracownik zatrudniony jest w spółce Beneficjenta od 01.01.2009 r. na stanowisku „manager ds. logistyki”. Beneficjent w dniu 01.09.2009 r. otrzymał dofinansowanie w ramach Działania 8.1 PO IG. Okres kwalifikowalności wydatków rozpoczął się 01.01.2010 r. Komisja Konkursowa zatwierdziła wynagrodzenie informatyka jako wydatek kwalifikujący się do objęcia wsparciem. Beneficjent przedstawił wraz z wnioskiem o płatność zawartą w dniu 01.01.2009 r. umowę o pracę ww. managerem. W związku z tym, że pracownik został zatrudniony na stanowisku niezwiązanym z realizacją projektu, jak również umowa o pracę została zawarta z managerem ds. logistyki przed okresem kwalifikowalności wydatków, Beneficjent został poproszony o dostarczenie stosownego dokumentu, potwierdzającego oddelegowanie ww. pracownika do pracy przy projekcie. Beneficjent przedstawił zawarty w dniu 01.01.2010 r. aneks do umowy o pracę, zmieniający stanowisko ww. pracownika na „informatyk” oraz oddelegowujący go w pełnym wymiarze czasu pracy do wykonywania obowiązków związanych z realizacją projektu.

Premia regulaminowa stanowi wydatek kwalifikujący się do objęcia wsparciem, ponieważ:

• tak jak wynagrodzenie brutto stanowi koszt pracodawcy określony na podstawie odrębnych zasad;
• regulamin wynagradzania dokładnie określa jej wysokość oraz warunki otrzymania;
• pracownik w przypadku jej nie otrzymania ma prawo do roszczeń.

PRZYKŁAD 10: W umowie o pracę zawartej pomiędzy Beneficjentem a pracownikiem oprócz wynagrodzenia uwzględniono, że pracownik w każdym miesiącu otrzyma 1 % premii od wypracowanego przez spółkę zysku. Beneficjent wraz z wnioskiem o płatność przedstawił listę płac oraz pozostałe niezbędne dokumenty. Na liście płac oprócz podstawowego wynagrodzenia w każdym miesiącu widnieje inna kwota wypłaconej pracownikowi premii, którą Beneficjent uznaje za wydatek kwalifikujący się do objęcia wsparciem. W związku z tym, że w umowie o pracę została dokładnie określona wysokość premii (1% od wypracowanego zysku spółki) oraz warunki jej otrzymania (otrzymuje zawsze wtedy, gdy wypracowany jest zysk), a pracownik w przypadku jej nie otrzymania ma prawo do roszczeń, ww. premię należy uznać za wydatek kwalifikujący się do objęcia wsparciem.

Premia uznaniowa nie stanowi wydatku kwalifikującego się do objęcia wsparciem, ponieważ:

• ma charakter nagrody i jest zależna od decyzji pracodawcy;
• jej wysokość nie ma odzwierciedlenia w umowie zawartej pomiędzy pracownikiem a pracodawcą;
• w przypadku nie otrzymania premii uznaniowej brak uregulowań prawnych, wobec których pracownik mógłby wystąpić z roszczeniem.

PRZYKŁAD 11: Beneficjent zawarł z pracownikiem umowę o pracę, w której określono wynagrodzenie pracownika na poziomie 5 000,00 zł brutto miesięcznie. Na liście płac przedłożonej przez Beneficjenta wraz z wnioskiem o płatność oprócz wynagrodzenia brutto widnieje należna i wypłacona pracownikowi premia w wysokości 2 000,00 zł brutto, którą Beneficjent uznał za wydatek kwalifikujący się do objęcia wsparciem. Z przedłożonych przez Beneficjenta wyjaśnień wynika, że ww. premię pracownik otrzymał, ponieważ pracodawca był zadowolony z efektów jego pracy w danym miesiącu. Z regulaminu wynagradzania natomiast wynika, że pracodawca może (ale nie musi) przyznać pracownikowi premię uznaniową za wyjątkowe osiągnięcia, o których decyduje on sam. W związku z tym, że w umowie o pracę nie została określona wysokość oraz zasady przyznawania premii, wypłacona pracownikowi premia ma charakter nagrody, jej przyznanie zależne jest wyłącznie od decyzji pracodawcy, a pracownik w przypadku jej nie otrzymania nie ma podstaw prawnych do wystąpienia z roszczeniem wobec pracodawcy, ww. wydatek nie może zostać uznany za kwalifikujący się do objęcia wsparciem. Zatem wydatkiem kwalifikującym się do objęcia wsparciem jest wyłącznie określone w umowie o pracę wynagrodzenie brutto pracownika.

5.3.2 Prawidłowe przygotowanie dokumentacji rozliczeniowej w zakresie wydatków związanych z zakupem licencji

Jeśli wydatek związany z zakupem licencji (np. pięcioletniej) zostanie poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków, wówczas w całości uznawany jest za kwalifikujący się do objęcia wsparciem.

5.3.3 Prawidłowe przygotowanie dokumentacji rozliczeniowej w zakresie wydatków związanych z zakupem usług hostingu

Wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem związane z bieżącą działalnością Beneficjenta mogą zostać uznane wyłącznie w zakresie, w jakim dotyczą okresu kwalifikowalności wydatków.

PRZYKŁAD 12: Zgodnie z umową hostingową usługa hostingu została zakupiona na okres 2 lat. Okres kwalifikowalności obejmuje jednak 18 miesięcy. Wydatki  kwalifikujące się do objęcia wsparciem mogą zostać uznane proporcjonalnie (18/24) do kwoty poniesionej z tytułu tego wydatku.

5.4 Prawidłowe wypełnianie wniosku o płatność

Instrukcja wypełniania wniosku Beneficjenta o płatność w ramach Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka dostępna jest na stronie www.parp.gov.pl, jak również w Generatorze wniosków o płatność.

Poniżej prezentujemy sposób wypełniania tylko tych punktów wniosku o płatność, w których najczęściej popełniane są błędy przez Beneficjentów:

• pkt 7- należy podać numer umowy o dofinansowanie (końcówka -00), niezależnie od ilości podpisanych aneksów;
• pkt 9- kwota wydatków kwalifikowanych objętych wnioskiem powinna być równa sumie wydatków z kolumny 8 w pkt 11 wniosku o płatność;
• pkt 13- w kolumnie 1 należy wypisać wszystkie działania w ramach każdego etapu projektu (nie wpisujemy np. etap I, ale zakup komputera, zakup usług telekomunikacyjnych, itd.). Jednocześnie w pkt 13 wniosku o płatność, niezależnie od tego, czy zrealizowany został tylko I etap projektu, który obecnie rozliczamy, wymieniamy wszystkie działania w ramach wszystkich etapów;
• pkt 17- harmonogram wydatków na kolejne kwartały powinien obejmować wydatki kwalifikowane, jakie Beneficjent planuje wykazać w kolejnych wnioskach o płatność, bez uwzględniania wydatków przedstawionych w obecnie składanym wniosku;
• pkt 20- jeżeli miejsce przechowywania dokumentów związanych z realizacją projektu jest inne, niż siedziba Beneficjenta, konieczne jest, aby Beneficjent przy składaniu pod wnioskiem o płatność podpisu przystawił pieczątkę z adresem firmy.
• wniosek o płatność musi zostać podpisany czytelnie bądź też parafowany wraz z przystawioną pieczątką imienną osoby upoważnionej do reprezentacji Beneficjenta, zgodnie z dokumentem rejestrowym lub stosownym pełnomocnictwem.

5.5 Wybór wykonawcy

Zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie Beneficjent jest zobowiązany do stosowania przepisów ustawy z dnia 29 stycznia 2004. r. Prawo zamówień publicznych do udzielania zamówień publicznych w ramach projektu, gdy wymóg jej stosowania wynika z art. 3 ww. ustawy.

Jednocześnie należy podkreślić, iż wszystkie wydatki kwalifikujące się do objęcia wsparciem powinny być ponoszone z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości. Tym samym Beneficjent zobowiązany jest dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu funkcji jakiegokolwiek podmiotu objętego umową.

Jeżeli Beneficjent nie jest zobowiązany do stosowania ustawy, o której mowa powyżej, w przypadku zakupu jednego asortymentu od jednego dostawy, które wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 14 000 euro, dokonuje ww. zakupu w oparciu o najbardziej korzystną ekonomicznie ofertę.

UWAGA! Dokumenty z przeprowadzonego wyboru wykonawcy (co najmniej 3 oferty w odpowiedzi na zapytania ofertowe) Beneficjent przedstawia na żądanie RIF, PARP oraz innych uprawnionych instytucji, szczególnie w sytuacji, gdy istnieje podejrzenie wystąpienia konfliktu interesów oraz każdorazowo podczas przeprowadzanej u Beneficjenta kontroli w miejscu realizacji projektu.

PRZYKŁAD 13: Beneficjent zakupił w ramach projektu oprogramowanie specjalistyczne za kwotę 100 000,00 zł netto. Podczas przeprowadzanej u Beneficjenta kontroli w miejscu realizacji projektu Beneficjent został poproszony o przedstawienie 3 ofert na zakup ww. oprogramowania oraz zapytań ofertowych skierowanych do ww. dostawców.

5.6 Podsumowanie

Schemat postępowania w celu prawidłowego rozliczenia wydatku związanego z zakupem komputera:

1. wydatek musi zostać poniesiony w okresie kwalifikowalności wydatków, zakupiony w terminie zgodnym z Harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu;
2.  w sytuacji, gdy wartość zakupionego sprzętu przekracza kwotę 14 000 euro, konieczne jest uprzednie przeprowadzenie postępowania ofertowego (uzyskanie co najmniej 3 ofert od potencjalnych dostawców w odpowiedzi na skierowane do nich zapytania ofertowe);
3. Beneficjent dokonuje zakupu komputera, otrzymuje od sprzedawcy fakturę, a następnie dokonuje stosownej płatności za pośrednictwem rachunku bankowego Beneficjenta (jeśli przed otrzymaniem faktury wystawiona została faktura pro forma, bądź też zapłata nastąpiła przed otrzymaniem faktury na podstawie złożonego zamówienia, konieczne jest dostarczenie przez Beneficjenta ww. dokumentów związanych z dokonanym zakupem);
4. Beneficjent opisuje na odwrocie otrzymaną od sprzedawcy fakturę, zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, następnie sporządza kopię i potwierdza ją po obu stronach za zgodność z oryginałem i wraz potwierdzeniem przelewu składa w RIF w terminie zgodnym z umową razem z wnioskiem o płatność;
5. oprócz faktury i potwierdzenia zapłaty, w celu prawidłowego rozliczenia wydatku związanego z zakupem komputera konieczne jest złożenie przez Beneficjenta dokumentu OT, bądź wyciągu z ewidencji środków trwałych;
6. w przypadku faktur wyrażonych w walutach obcych do wniosku o płatność konieczne jest dołączenie tłumaczenia faktury na język polski, jeśli faktura główna została wystawiona w języku obcym oraz faktury wewnętrznej, na której wykazany będzie kurs waluty po jakim, kwoty wyrażone w walucie obcej zostały przeliczone na walutę polską;
7. w przypadku błędów lub braków w złożonej dokumentacji RIF/PARP wysyła do Beneficjenta stosowne pismo z prośbą o uzupełnienie/wyjaśnienie;
8. weryfikacja złożonego przez Beneficjenta wniosku o płatność może zostać wstrzymana, gdy np. niezbędne okazuje się uzyskanie opinii Zespołu Prawnego, bądź konieczne jest zawarcie stosownego aneksu do umowy umożliwiającego prawidłowe rozliczenie projektu. Beneficjent zostaje pisemnie poinformowany o ww. wstrzymaniu;
9. kompletna dokumentacja rozliczeniowa, zatwierdzona przez RIF kierowana jest do PARP;
10. PARP zatwierdza otrzymaną dokumentację i wystawia zlecenie płatności, na podstawie którego Beneficjent otrzymuje środki, zarówno te pochodzące z Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, jak i te pochodzące z dotacji celowej.

słowa kluczowe: 8.1 PO IG, prowadzenie projektów, poradnik, rozliczanie