Witam,

Mam pytanie dotyczące kwestii wydatkowania środków otrzymanych w formie zaliczki.

Ze środków tych powinniśmy opłacać tylko wartość faktury brutto, netto, czy tylko w wysokości dofinansowania (czyli np. 85% wartości netto faktury)?

Drugie pytanie:

Jeśli w harmonogramie płatności założyliśmy otrzymanie zaliczki na drugi etap. Kiedy możemy wnioskować o przyznanie zaliczki? Czy musimy wraz z wnioskiem o zaliczkę złożyć jednocześnie wniosek rozliczający wydatki poniesione w związku z realizacją pierwszego etapu? Czy możemy złożyć wniosek o zaliczkę na drugi etap w trakcie pierwszego etapu, a dopiero później wniosek o refundację pierwszego etapu.

Trzecie pytanie:

Kwestia zmian w umowie.

Według umowy Beneficjent jest uprawniony do dokonywania przesunięć pomiędzy poszczególnymi kategoriami wydatków kwalifikujących siedo objęcia wsparciem do 10 % wartości kwoty danej kategorii wydatków, z której następuje przesunięcie.

Załóżmy teraz jeśli w etapie 1 na zakup środków trwałych wg harmonogramu rzeczowo-finansowego był 1.000,00 zł. Ja w tym etapie poniosłem wydatek na zakup tych środków w wysokości 200,00 zł. Wartość danej kategorii wydatków dla całego projektu to przypuśćmy 10.000,00 zł. Czy w takiej sytuacji w związku z oszczędnością mogę przesunąć kwotę 800,00 zł na inną kategorię wydatków (8% wartości danej kategorii wydatków), czy mogę tylko przesunąć 100,00 (10% danej kategorii wydatków w etapie 1)?

Kolejne pytanie w tej kwestii: kiedy mam poinformować RIF o  przesunięciach? Czy mam to uczynić na 30 dni przed zakończeniem etapu? Czy mogę poinformować o tych przesunięciach dopiero na etapie składania wniosku o płatność?

Pozdrawiam

Łukasz Chojnacki

1. Czy możliwe jest (w ramach przesunięć 10% z kategorii do kategorii) przesunięcie kwot z etapów już zakończonych do bieżącego etapu, jeśli w zakończonych etapach kwoty te zostały odrzucone z wniosku o płatność jako niekwalifikowane?

Opis przypadku :

Chodzi o wydatek ogólny pojawiający się w każdym etapie np. najem

W każdym etapie mam budżet na to działanie 10.000,-  4 etapy - w sumie w projekcie 40.000,-

W pierwszym etapie nie wykorzystano 4.000,- ponieważ wydatek został zakwestionowany przez PARP

Chcemy poinformować PARP, że przesuwamy z tego działania w etapie 4000,- (czyli 10%) na działalnie promocja projektu.

W ten sposób budżet działania ‘najem” zmniejsza mi się w projekcie do 36.000,-

Rozliczenie ostatniego etapu wygląda tak :  planowane 6.000,-, wydatkowane 10.000,- (166% w tabeli 13) ale w skali całego projektu (w zestawieniu pomocniczym) – wydatek mieści się w budżecie (realizacja wyniesie 100%)  ponieważ wykonanie działania w etapie  1 miało w tabeli 13 wskaźnik realizacji 60%.

2.       Czy możliwe jest (w ramach przesunięć 10% z kategorii do kategorii) przesunięcie kwot z etapów już zakończonych do bieżącego etapu, jeśli w zakończonych etapach kwoty te nie zostały wykorzystane i nie były ujęte we wniosku o płatność?

Naszym zdaniem jest to prawidłowe rozumienie zapisów umowy, zwłaszcza że projekt pochodzi z 2008 r. gdzie podział etapowy miał charakter raczej pomocniczy  – rozliczenia szły po 50% wykonania finansowego i na koniec.

Podchodzimy do rozliczenia budżetu na konkretne działanie w perspektywie całego projektu i przy takim podejściu wyżej opisane zmiany czy przesunięcia czasowe są jak najbardziej logiczne.

Bardzo proszę o odpowiedź, gdyż projekt musimy rozliczyć do końca marca.

Henryk Franecki

Witam,

I jak z tymi odpowiedziami? Wysłałem pytanie mailem do Pani Izabeli F. z prośbą o odpowiedzi ale otrzymałem jedynie potwierdzenie otwarcia wiadomości...

Będą? Nie będzie? Proszę powiedzieć...

Pozdrawiam

Czy można prosić o informację gdzie znajdują się wyżej wspomniane odpowiedzi?

Informujemy iż na wszystkie pytania zgłoszone do naszego eksperta podczas dyskusji opublikowane zostaną na łamach forum odpowiedzi.

Jednocześnie przygotujemy kolejną dyskusję z ekspertem, a o jej terminie poinformujemy Państwa na łamach portalu.

Czy wszystkie pytania, na które Pani izabela Fiszer nie zdążyła odpowiedzieć pozostaną bez odpowiedzi ze strony Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości?

Na razie w ZUSie mam "promocję", więc koszt nie jest powalający. Miłoby było jednak wiedzieć czy płacę sam bo muszę czy płace sam bo mam gest.

Jaka jest ochrona pomysłu na daną e-usługę?

Czy PARP odrzuci wniosek o dofinansowanie, który będzie opierał się na bardzo podobnym pomyśle i będzie stanowił bezpośrednią konkurencję dla firmy, która wcześniej wdrożyła pomysł na e-usługę w ramach dofinansowania z PO IG 8.1?.

Będę wdzięczny za odpowiedź.

Zastanaiwam się zatem czego dotyczy zapis w ustawie "wydatkami kwalifikującymi się są wydatki na najem i eksploatację pomieszczeń..." ...działanie 8.1. jest skierowane do mikroprzędsiębiorstw więc dlaczego wydatki za wynajem własnego lokalu, w którym realizowany jest projekt, nie mogą być objęte wsparciem? Przypadek ten dotyczy chyba większości firm... więc dlaczego miałyby być one poszkodowane w ten sposób?

Jeśli w ocenie RIF lub PARP będzie konieczne udokumentowanie zamieszczenia zapytania ofertowego, to wydruk ze strony internetowej Beneficjenta spełnia ten warunek. Proszę zapoznać się z § 12 umowy o dofinansowanie obowiązującej w 2010 r. (dla III rundy z 2009), który powinien rozwiać Pana wątpliwości.

Internet bezprzewodowy nie będzie śmigał bez modemu, więc trzeba go rozliczać w pozycji "usługi telekomunikacyjne, Internet, Internet bezprzewodowy", ale to powinno tak naprawdę wynikać z wniosku o dofinansowanie.

Pytania do eksperta:

1. Chciałabym powierzyć jedno z zadań w projekcie bratu, z którym nie pozostaje we wspólnym gospodarstwie domowym.  Od strony prawno - księgowej sytuacja jest prosta - mogę to rozliczyć jako umowę o pracę / zlecenie / dzieło - jest to jak najbardziej prawidłowe.

Dodam, że oczywiście brat jest specjalistą w temacie.

A jak taka sytuacja (firma rodzinna) jest postrzegana przez PARP - czy mogę podpisać z bratem umowę?

Na resztę pytań postaram się odpowiedzieć najszybciej jak to możliwe. Troszkę ich jeszcze zostało więc proszę o odrobinę cieprliwości. Mam nadzieję, że troszkę wątpliwości rozwiałam, a kolejne pewnie się pojawiły. Pozdrawiam

Iza Fiszer

Zapłata w formie gotówkowej jest możliwa do uznania w wyjątkowych sytuacjach, tzn. gdy zapłata przelewem bankowym (kartą płatniczą przypisaną do rachunku firmowego, a nie prywatnego pracownika) jest niemożliwa np. znaczki pocztowe na poczcie polskiej lub bilety autobusowe kupione w kiosku. Więc w opisanym przypadku wydatki gotówkowe będą uznane za niekwalifikowane.

Materiały eksploatacyjne sa pojęciem szerszym niż materiały biurowe, jednak uzasadnienie dla środków czystości jako niezbędnych do projektu realizowanego drogą elektroniczną jest mocno wątpliwe.

zapytanie wysłane drogą mailową jest wystarczające, a jesli chodzi o sposób wyboru proszę spojrzeć do poytania wcześniejszego.

Bardzo dziękuję Pani za odpowiedzi.

Pozdrawiam serdecznie,

Monika Krajewska

1. tak, ale trzeba o tym zawiadomić

2. harmonogram płatności (z wyjątkiem umów z 2008 roku) jest budowany w oparciu o harmonogram rzeczowo-finansowy projektu, więc trzeba skrócić okresy trwania poszczególnych etapów w drodze aneksu do umowy o dofinansowanie.

1. Odnośnie kosztów kwalifikowanych z kategorii koszty ogólne "materiały eksploatacyjne". Firma ma przewidziane wydatki na materiały eksploatacyjne  w wysokości 6000 zł netto w całym projekcie. Planuje je rozłożyć na miesiące, tak, by każdego miesiąca wydać na nie 400 zł netto.
   Moje pytanie jest następujące: czy jesli będziemy dokonywać zakupów materiałów eksploatacyjnych co miesiąc na kwotę 400 zl netto, to czy w takim wypadku możemy płacić za nie gotówką?? Nie ukrywam, że jest problem zapłaty za materiały eksploatacyjnyje przelewem. Wiem, że do kwoty 2000 zł netto firma może płacić gotówką, ale czy jest to kwota przewidziana na dany koszt w całym projekcie czy w danym etapie. A jeśli zakupów dokonywac będziemy co miesiąc i kwota miesięczna nie przekroczy 2000 zł netto ale przekroczy w danym etapie (2400) to czy te 400zł wydane w ostatnim miesiącu nie będzie kosztem kwalifikowanym. I jeszcze jedno pytanie odnośnie tych materiałów eksploatacyjnych. Czy to są tylko i wyłącznie materiały biurowe, czy również inne materiały niezbędne w firmie (np. środku czystości?)
2. Kolejne pytanie zwiazane jest z zapisem umowy paragraf 12 ust. 5:  "w przypadku, gdy mimo wysłania zapytania ofertowego do co najmniej 3 potencjalnych dostawców towarów i usług Beneficjent otrzyma tylko 1 ofertę uznaje się zasadę konkurencyjności za spełnioną, pod warunkiem udokumentowania wysłania przez Beneficjenta zapytania ofertowego, zgodnie z zasadami opisanymi powyżej.

• Czy Zapytanie ofertowe wysłane  mailem (a mail wydrukowany) wystarczy do udokumnetowania wysłania przez Beneficjenta takiego Zapytania  ofertowego??
• Czy dotyczy to kosztów przekraczających 14 000 euro, czy również nie przekraczających tej kwoty??

Będę wdzięczna za wszystkie udzielone mi odpowiedzi. pozdrawiam

Pytanie z zakresu kosztów kwalifikowanych okreslonych w harmonogramie rzeczowo-finansowym jako: "usługi telekomunikacyjne, Internet, Internet bezprzewodowy". Czy koszty związane z zakupem modemu, który jest niezbędny przy usługach telekomunikacyjnych (Internet bezprzewodowy) będą potraktowane jako koszty kwalifikowane?? Czy raczej będą to koszty związane zakupem "urządzeń multimedialnych" (w harmonogramie są one określone jako: "urządzenia multimedialne (projektor, aparat fot. kamera, telefony)" - nie jest wymieniony modem". Ale jest to urządzenie niezbędne do działania Internteu bezprzewodowego. Dziękuję za odpowiedź. Pozdrawiam

Wyboru dostawcy towarów/usług nalezy dokonać zgodnie z § 12 umowy, tzn. Beneficjent dokonując wyboru najkorzystniejszej oferty musi pamiętać o zasadzie uczciwej konkurencji, efektywności, jawności i przejrzystości oraz zobowiązany jest dołożyć wszelkich starań w celu uniknięcia konfliktu interesów rozumianego jako brak bezstronności i obiektywności w wypełnianiu funkcji jakiegokolwiek podmiotu objętego Umową w związku z jej realizacją. Zebranie ofert daje gwarancję spełnienia ww. zasad.

Wyboru ofert należy dokonac również w przypadku umów o dzieło czy zlecenia.

Pytanie:

Niektóre z wydatków kwalifikowanych udaje się zrealizować po cenie mniejszej niż zakładana na początku.

Czy każdy zakup za kwotę towaru/usługi za kwotę niższą od tej w harmonogramie należ zgłaszać? 

Czy zgłoszenie może być dokonane po zakupie? ( i w jakim terminie)

Co się dzieje jeżeli projekt zostaje zrealizowany (wydatki kwalifikowane) za kwotę 88-93 % planowanych wydatków kwalifikowanych ? Jak i kiedy to zgłaszać ?

Pytanie do eksperta:

Witam przystępuję do realizacji projektu z działania 8.1 i mam następującą wątpliwość.

W harmonogramie rzeczowo-finansowym mam uwzględnieony wynajem lokalu za określoną kwotę i opłatę za media również za określoną kwotę(zbiorczo za wodę, gaz, prąd, wywóz śmieci). W ramach realizacji projektu planuję wynająć lokal z indywidualnymi licznikami energii elektrycznej, gazu i wody od osoby fizycznej. Moję pytanie brzmi czy mogę zawrzeć umowę z właścicielem lokalu obejmujacą wynajem lokalu wraz z zryczałtowaną ołatą za media(zbiorczo) na kwotę będącą sumą zawartych we wniosku kosztów wynajmu lokalu i zakwalifikowanych do objęcia wsparciem kosztów mediów(w ujęciu miesięcznym)? Altenatywnym rozwiązaniem musiałoby być przepisanie liczników prądu, gazu, wody na moją firmę i rozliczanie się bezpośrednie z dostawcami mediów. Jednak w obliczu wszechobecnych prognoz poboru mediów wydaje się to być niezmiernie trudne i nieprecyzyjne.

Z góry dziękuję za odpowiedź.

Pozdrawiam

Sebastian M

Jeśli zakup mebli biurowych nie był przewidziany w harmonogramie rzeczowo-finansowym (wniosku o dofinansowanie) nie będzie mozliwości ich rozliczenia jako koszt kwalifikowany. Opisane w pkt 2 wydatki: badania lekarskie, bhp są niekwalifikowane w tym działaniu wogóle. Pozostałe dwie pozycje, gdyby były opisane we wniosku o dofinansowanie i w HRF mogłby być uznane, przy braku stosownych zapisów w tych dokumentach nie ma mozliwości ich rozliczenia w projekcie.

Tak sformułowana pozycja pozwala na uznanie za wydatek kwlaifikowany jedynie kosztów wynajmu lokalu biurowego - siedziby już nie. Oszczędności, które powstaną można przesunąć do innej kategorii zgodnie z § 9 ust. 12 umowy

Pytanie do eksperta:

W temacie: zakup towarów i usług, których równowartość przekracza 14 tys. euro.

1. W jaki sposób należy udokumentować zamieszczenie zapytania ofertowego na stronie www Beneficjenta i jak długo takie zapytanie powinno być na stronie zamieszczone?

2. Czy zamieszczenie zapytania na stronie wystarczy, czy dodatkowo należy wysłać zapytanie ofertowe do co najmniej trzech potencjalnych oferentów?

Wskaźnik rezultatu nowozatrudniona osoba nie musi obejmować osoby zatrudnionej przy projekcie - chyba taki układ był zawarty we wniosku o dofinansowanie, więc wtedy trzeba poinformować RIF, że chcą Państwo dokonac takiej zmiany.

Do projektu moga być oddelegowane osoby dotychczas zatrudnione w firmie, jednak trzeba dostarczyć dokument potwierdzający to oddelegowanie: aneks do umowy o pracę, zmianę zakresu zadań zaakceptowaną obustronnie lub dokument oddelegowanie, ważne jest aby wykazać w jakim stopniu taka osoba jest zaangażowana przy projekcie

Jestem w analogicznej sytuacji. Rozumiem, że czynsz nie jest w tym wypadku kosztem kwalifikowanym, ale koszty eksploatacji (ogrzewanie, energia, woda, śmieci) rozliczam proporcjonalnie (proporcja powierzchni biura do powierzchni domu zgłoszona do podatku od nieruchomosci) dowodem wewnętrzym. Dzisiaj podpisałem protoków zakończonej właśnie kontroli Urzędu Skarbowego, który nie zgłasza uwag do takiego rozliczania kosztów. Dlaczego nie można zaliczyc w ten sam sposób tych kosztów do projektu?

Zmiana lokalizacji w sensie województwa wymaga aneksowania. Przed jej dokonaniem trzeba zwrócić się do RIF/PARP o zgodę i dopiero po jej otrzymaniu można to zrobić.

Koszt wynajmu własnego lokalu stanowi wydatek niekwalifikowany. Podobnie będzie z fakturą za energię, bo jak Pani wykaże ile zostalo użyte tylko do projektu? Jeśli chodzi o telefon, to faktura musi być na Panią jako firmę, a nie jako osobę prywatną. Warunkiem rozliczenia tego wydatku jest ujęcie go w harmonogramie rzeczowo-finansowym projektu.

Pytanie do eksperta:

W jaki sposób udokumentować wskaźnik rezultatu jakim jest ilość użytkowników, korzystających z serwisu internetowego? ( czy może to być wyciąg z bazy danych na serwerze? )

proszę podać numer umowy o dofinansowanie, postaram się ustalić co się dzieje z Pana wnioskiem.