Forum: Spotkania z ekspertem

Masz problem z przygotowaniem wniosku o dofinansowanie, realizacją umowy, wprowadzeniem zmian, rozliczeniem projektu? Na pytania odpowiedzą nasi eksperci.

Czat z ekspertem – 12.09.2012
odpowiedzi: 62
odwiedzin: 92246
Obawiam się, ze to żadna odpowiedz, Panie Marku. Przytoczony fragment Umowy ma tez pkt 13, który w praktyce pozwala RIF/PARP zażądać przysłowiowej gruszki na wierzbie lub odrzucić jako "niewystarczający" każdy dokument przedstawiony przez Beneficjenta. Ja przedstawiłem tonę dokumentów i specjalnych zestawień wydatków na kampanie marketingowa, a mimo to RIF and później PARP odrzuciły wszystkie i uznały za niekwalifikowane wydatki na ponad 50 tys PLN, bez żadnego wyjaśnienie, powołując się na rzekoma niezgodność tych wydatków z Umowa, i tyle. Odwołuję się od tej decyzji, obecnie do MRR, bo wcześniejsze odwołanie do PARP niczego nie zmieniło; PARP uznał, ze jedynie jeden wydatek na sumę ok 280 PLN (spośród 50 tys) był przez RIF źle zakwalifikowany.
Dokumenty wymagane do rozliczenia wszystkich wydatków w tym również działań promocyjnych są wymienione w § 7 ust 1 umowy o dofinansowanie. W przypadku wskazanych przez Państwa wydatków Beneficjent powinien dostarczyć dokumentację otrzymaną od wykonawcy potwierdzającą wywiązanie się wykonawcy z warunków umowy.

Jacek Bilewicz pisze -

Witam, prosiłbym o odpowiedź na następujące zagadnienia: 1. W harmonogramie rzeczowo-finansowym zaplanowaliśmy realizację usług promocyjnych, takich jak pozycjonownaie stron w wyszukiwarkach (SEM) oraz usługi e-PR. W jaki sposób powinno zostać udokumentowane zrealizowanie usług tego typu, aby było to zgodne z umową i wytycznymi w zakresie promocji, skoro usługi te nie powodują powstania materiałów promocyjnych, które mogłyby zostać oznakowane informacją o współfinansowaniu? 2. Jeśli jednym z produktów projektu jest portal, w którym treść i kolejne strony tworzą użytkownicy (w oparciu o przygotowany mechanizm), to czy każda z tych stron powinna zostać oznakowana informacją o współfinansowaniu z UE? Czy oznakowanie powinno zostać umieszczone również na formularzach do wprowadzania danych, które są wyświetlane jako okna modalne? Dziękuję.

Tomasz Ptak pisze -

Witam, mam pytanie apropo dzialania 8.1 W spolce z o.o. jest 2 udzialowcow po 50% udzialow kazdy. Oboje są w zarządzie. Kazdy z nich moze reprezentowac spolke samodzielnie. Jeden z wspolwlascicieli podpisal umowe o dofinansowanie w poprzednim konkursie na prowadzona przez siebie dzialalnosc gosp. Czy spolka z o.o. moze skladac wniosek w ramach nastepnego konkursu i czy bedzie mogla podpisac umowe ? Wnioski dotycza dwoch roznych, kompletnie innych galezi gospodarki. Nie zaklada sie zatrudniania tych samych osob. Jak taki przypadek ma sie do ograniczenia pomocy deminimis ?
Pana pytanie nie dotyczy tematu Rozliczania Projektu, a kontraktowania i podpisania umowy o dofinansowanie.
Zgodnie z umową o dofinansowanie Beneficjent jest zobowiązany do przedkładania IW/IP wniosków o płatność obejmującymi zakończony etap Projektu, określony w Harmonogramie rzeczowo-finansowym Projektu, stanowiącym załącznik nr 2 do Umowy. Wniosek Beneficjenta o płatność rozliczający wydatki poniesione w zakończonym etapie Projektu należy złożyć w terminie 30 dni od dnia zakończenia etapu.

Justyna Kraszewska pisze -

Czy na złożenie wniosku o płatność pośrednią mam 30 dni czy miesiąc?
Wniosek o płatność końcową należy złożyć nie później niż w dniu zakończenia okresu kwalifikowalności, o którym mowa w § 6 Umowy.

Justyna Kraszewska pisze -

Czy na złożenie wniosku o płatność końcową mam również miesiąc lub 30 dni??
Witam, Proszę o odpowiedź w następującej sprawie. Firma rozpoczyna realizację projektu w Działaniu 8.1 POIG. W harmonogramie rzecz-fin przewidziane są wydatki związane z wynajęciem powierzchni biurowej. Istnieje możliwość wynajęcia biura od firmy zarządzającej inkubatorem przedsiębiorczości, który otrzymał dofinansowanie z regionalnego programu operacyjnego. Stawki wynajmu są preferencyjne, ponieważ oferta jest kierowana do firm będących startupami. Jeżeli na chwilę obecną zarządzający inkubatorem nie wystawia żadnych zaświadczeń o jakiejkolwiek pomocy publicznej to czy oznacza to, że Beneficjent Działania 8.1 może zaliczyć koszt najmu takiej powierzchni do wydatków kwalifikowanych w projekcie? Z góry dziękuję za odpowiedź i pozdrawiam W.Lewandowski
Będę wdzięczna za radę a.kobyka@wp.pl

Maciek Zielinski pisze -

Mam pomysł co możesz spróbować zrobić, ale to na priv :). M.

Marek Pocheć pisze -

Zgodnie z paragrafem 6. Umowy o dofinansowanie wydatki poniesione po zakończeniu okresu kwalifikowalności, nie będę uznane za kwalifikujące się do objęcia wsparciem.

Agata Kobyłka pisze -

Witam, realizuję projekt w ramach działania 8.1. Okres realizacji projektu kończy się w dn. 8.09.2012 r. (był to piątek) firma, która przeproawdziła kampanię pormocyjną portalu wystawił mi fakturę w dniu 8.09.2012 r. niestety nie mogłam zapłacić faktury w dniu otrzymania faktury i opłaciłam ją 10.09.2012 (poniedziałek) czy faktura ta będzie kwalifikowana?
Szanowni Państwo, Bardzo dziękuję za zainteresowanie i udział w czacie. Na wszystkie pytania, na które nie zdążyłem odpowiedzieć odpowiem w najbliższym terminie. Mam nadzieję, że chociaż trochę udało mi się rozwiać Państwa wątpliwości odnośnie realizowanych Projektów. Zapraszam również na kolejne spotkanie z ekspertem, które odbędzie się w przyszłym tygodniu. O szczegółach zostaną Państwo poinformowani na Forum. Pozdrawiam! Marek Pocheć
Mam pomysł co możesz spróbować zrobić, ale to na priv :). M.

Marek Pocheć pisze -

Zgodnie z paragrafem 6. Umowy o dofinansowanie wydatki poniesione po zakończeniu okresu kwalifikowalności, nie będę uznane za kwalifikujące się do objęcia wsparciem.

Agata Kobyłka pisze -

Witam, realizuję projekt w ramach działania 8.1. Okres realizacji projektu kończy się w dn. 8.09.2012 r. (był to piątek) firma, która przeproawdziła kampanię pormocyjną portalu wystawił mi fakturę w dniu 8.09.2012 r. niestety nie mogłam zapłacić faktury w dniu otrzymania faktury i opłaciłam ją 10.09.2012 (poniedziałek) czy faktura ta będzie kwalifikowana?
Oferty mogą zawierać tylko łączną cenę, należy jednak mieć na uwadze, że w celu rozliczenia takiego wydatku konieczne jest wyszczególnienie kosztu poszczególnych działań zawartych w Harmonogramie rzeczowo-finansowym.

Maciek Zielinski pisze -

12. W nawiązaniu do pytania powyżej. Czy w takim razie oferty mogą zawierać tylko proponowaną przez wykonawcę cenę łączną za wszystkie usługi, a wycena poszczególnych działań zostanie określona w drodze negocjacji z wykonawcą?
Zgodnie z paragrafem 6. Umowy o dofinansowanie wydatki poniesione po zakończeniu okresu kwalifikowalności, nie będę uznane za kwalifikujące się do objęcia wsparciem.

Agata Kobyłka pisze -

Witam, realizuję projekt w ramach działania 8.1. Okres realizacji projektu kończy się w dn. 8.09.2012 r. (był to piątek) firma, która przeproawdziła kampanię pormocyjną portalu wystawił mi fakturę w dniu 8.09.2012 r. niestety nie mogłam zapłacić faktury w dniu otrzymania faktury i opłaciłam ją 10.09.2012 (poniedziałek) czy faktura ta będzie kwalifikowana?
Witam, mam pytanie odnośnie działania 8.1. Czy rachunek do umowy o dzieło, zapłacony w ciągu 30 dni od zakończenia etapu, może zostać zaksięgowany w KPiR po dacie zakończenia etapu? Przykładowo etap trwa od 01.07.2012 – 30.09.2012, rachunek wystawiony został 20.09, zapłacony 15.10. Czy zaksięgowanie go tylko w październiku (po zakończeniu etapu) jest poprawne, czy potrzebny jest również zapis informacyjny w miesiącu trwania etapu ( z datą wystawienia rachunku)? (W przeciwieństwie do faktur, rachunki do umowy o dzieło możemy zaksięgować z datą zapłaty, nie z datą ich wystawienia. Oznacza to, że jeżeli opłacimy rachunek do umowy o dzieło w ciągu 30 dni od zakończenia etapu (co jest dopuszczalne), zostanie on zaksięgowany po zakończeniu etapu).

Marta Krążek pisze -

Dokonałam zmian w postaci 10 % przesunięć miedzy kategoriami.

No to będzie problem techniczny - szczerze mówiąc nie mam pojęcia jak sobie RIF z tym poradzi. Bo z jednej strony można przesunąć bez pytania o zgodę, z drugiej płatność końcowa musi stanowić co najmniej 10% dofinansowania. Czekamy na Pana Marka :). A tak czy tak radzę od razu pisać do RIF i prosić o pomoc - warto też zadzwonić i zapytać nieformalnie co z tym zrobić (może prościej być nie przesuwać).
Jeżeli Beneficjent założył we wniosku o dofinansowanie, że wszystkie usługi wykona jeden wykonawca, należałoby przygotować jedno zapytanie ofertowe na wszystkie usługi i wybrać najkorzystniejszą ofertę. Jednakże, każdy taki przypadek jest rozpatrywany indywidualnie na etapie rozliczania Projektu. Należy pamiętać, że to Beneficjent ustala kryteria wyboru wykonawcy według których dokonuje wyboru najkorzystniejszej oferty.

Maciek Zielinski pisze -

11. W harmonogramie rzeczowo-finansowym jest kilka pozycji - usług informatycznych (dla uproszczenia załóżmy, że dwie - A i B). Z opisu we wniosku jednoznacznie wynika, że wszystkie usługi powinien wykonać jeden wykonawca. Jak przygotować zapytanie ofertowe na kilka usług? Co jeśli dany oferent da niższą cenę na A, ale wyższą na B, a inny odwrotnie? Czy można wtedy zrobić jedno zapytanie ofertowe na wszystkie usługi i wybrać ofertę, której cena łączna jest najniższa? A jeśli nie, to jak wybrać wykonawcę?

W przypadku, gdy przy ostatniej płatności pośredniej wnioskowane dofinansowanie przekroczy 90% kwoty maksymalnej wysokości dofinansowania instytucja weryfikująca wniosek zaakceptuje poniesione koszty do kwoty 90%, natomiast pozostała część zostanie przesunięta do płatności końcowej, aby spełnić warunek z umowy.

Maciek Zielinski pisze -

Marta Krążek pisze -

Realizuję projekt z 8.1 i najprawdopodobniej przy ostatniej płatności pośredniej wnioskowane dofinansowanie przekroczy 90 % całego dofinansowania. Co w takim wypadku?

Marta Krążek pisze -

Realizuję projekt z 8.1 i najprawdopodobniej przy ostatniej płatności pośredniej wnioskowane dofinansowanie przekroczy 90 % całego dofinansowania. Co w takim wypadku?
A z czego wynika to przekroczenie? Bo nie mógł taki harmonogram przejść - musiały być zmiany na zasadzie "10% między kategoriami" albo przeniesienie wydatków między etapami?
Umowa o dofinansowanie nie przewiduje powyższej sytuacji, tego rodzaju zmiany są rozpatrywane indywidualnie.

Maciek Zielinski pisze -

10. Czy zgodna z umową o dofinansowanie jest sytuacja, w której Beneficjent (spółka z o.o.) po porównaniu ofert podpisuje umowę o wykonanie e-usługi z wykonawcą (osobą fizyczną prowadzącą działalność gospodarczą), a po jakimś czasie, już po wyborze wykonawcy i podpisaniu umowy ta osoba nabywa udziały w spółce Beneficjenta lub wchodzi do jego zarządu i przez to tworzone są powiązania osobowe między Beneficjentem i wykonawcą? Zakładamy, że w/w przedsiębiorca nie działa na rynku właściwym dla projektu Beneficjenta.

Poinformowanie potencjalnego wykonawcy przed złożeniem oferty o budżecie na daną usługę może świadczyć o braku zachowania zasady bezstronności i uczciwej konkurencji. Postępowanie ofertowe nie musi być powtórzone skoro wybrano najkorzystniejszą ofertę. Po obniżeniu ceny dana oferty nadal stanowi ofertę najkorzystniejszą.

Maciek Zielinski pisze -

9. W harmonogramie rzeczowo-finansowym na daną usługę informatyczną mam zaplanowane 60,000 złotych a) czy mogę (a może muszę?) poinformować potencjalnego wykonawcę przed złożeniem oferty jaki jest przewidziany w harmonogramie rzeczowo-finansowym budżet na daną usługę (spotkałem się z takim pytaniem i stąd pytanie wyżej o "jawność wydatków")? b) najkorzystniejsza oferta opiewa na 62,000 złotych, kolejne są dużo droższe; czy jeżeli wykonawca, który złożył najtańszą ofertę w trakcie negocjacji zgodzi się obniżyć cenę do 60,000 mogę zawrzeć z nim umowę za tę kwotę, czy muszę powtórzyć postępowanie ofertowe?

Maciek Zielinski pisze -

8. Czy oferty uzyskane od potencjalnych wykonawców, którzy odpowiedzieli na zapytanie ofertowe umieszczone na stronie internetowej lub w siedzibie firmy mogą służyć porównaniu ofert, skoro zapytania ofertowe nie zostały bezpośrednio skierowane do tych potencjalnych wykonawców?

Oferty uzyskane od potencjalnych wykonawców, którzy odpowiedzieli na zapytanie ofertowe umieszczone na stronie internetowej lub w siedzibie firmy mogą służyć porównaniu ofert, jeżeli został spełniony warunek wysłania zapytania ofertowego do trzech potencjalnych dostawców towarów lub usług.
niestety kwota jest dla mnie duża ok. 22 tyś. zł proszę o odpowiedź eksperta czy takie sytuacje jak moja może zostać potraktowana indywidualnie czy niestety nie ma takiej możliwości? Dziękuję Maćku za słowa otuchy

Maciek Zielinski pisze -

6. Zgodnie z zapisami par. 12 punkt 5 Umowy należy skierować zapytanie ofertowe do 3 potencjalnych wykonawców i na żądanie RIF pokazać od nich oferty. Co w takim razie należy zrobić jeśli co najmniej trzy oferty uzyskało się z publikacji zapytania ofertowego na stronie internetowej lub w siedzibie firmy i zapytanie nie było skierowane bezpośrednio do danych oferentów?

7. Zgodnie z zapisami par. 12 punkt 5, Beneficjent umieścił zapytanie ofertowe na swojej stronie internetowej i w swojej siedzibie i otrzymał w związku z tym 3 oferty od potencjalnych wykonawców. Czy oprócz tych 3 ofert Beneficjent powinien także skierować zapytanie do innych 3 potencjalnych wykonawców i udowodnić ich wysłanie i dostarczenie?

Beneficjent zobowiązany jest do przedstawienia na żądanie IZ/IP/IW/KE lub wskazanym przez nie podmiotom co najmniej trzech ofert złożonych przez potencjalnych dostawców towarów lub usług w odpowiedzi na zapytanie ofertowe skierowane do nich przez Beneficjenta. Otrzymanie ofert w wyniku publikacji ogłoszenia na stronie internetowej lub w siedzibie firmy zapytania ofertowego nie zwalnia Beneficjenta z obowiązku skierowania zapytania do trzech potencjalnych wykonawców.

Tomasz Ptak pisze -

Witam, mam pytanie apropo dzialania 8.1 W spolce z o.o. jest 2 udzialowcow po 50% udzialow kazdy. Oboje są w zarządzie. Kazdy z nich moze reprezentowac spolke samodzielnie. Jeden z wspolwlascicieli podpisal umowe o dofinansowanie w poprzednim konkursie na prowadzona przez siebie dzialalnosc gosp. Czy spolka z o.o. moze skladac wniosek w ramach nastepnego konkursu i czy bedzie mogla podpisac umowe ? Wnioski dotycza dwoch roznych, kompletnie innych galezi gospodarki. Nie zaklada sie zatrudniania tych samych osob. Jak taki przypadek ma sie do ograniczenia pomocy deminimis ?
O ile projekty się różnią (rynki docelowe), nie ma ryzyka finansowania tych samych wydatków itd., to nie widzę przeszkód (sprawdzone, działa ;). We wniosku trzeba opisać ten drugi projekt jako projekt podmiotu powiązanego, zgodnie z zapisami instrukcji. Limit pomocy de minimis jest osobny dla wspólnika - przedsiębiorcy i dla spółki.
Dziękuję, teraz się zgadzam :)

Marek Pocheć pisze -

Maciek Zielinski pisze -

Chwileczkę, przecież zbycie udziałów spółki jest decyzją i działaniem wspólników, a nie spółki, czyli beneficjenta. Jak spółka i odpowiadający za jej działanie zarząd może zabronić wspólnikom zbycia udziałów (o ile nie jest to zastrzeżone w umowie spółki)?

Marek Pocheć pisze -

Sandra Przybyszewska pisze -

9. Czy zmianą prawno-organizacyjną w statusie beneficjenta, o której mowa w par. 9 punkt 11, jest: a) zmiana wspólnika/wspólników spółki z o.o.? b) zmiana zarządu spółki z o.o.? c) zmiana siedziby spółki? d) zmiana miejsca zamieszkania osoby fizycznej? e) zmiana miejsca prowadzenia działalności gospodarczej osoby fizycznej? f) zmiana pełnomocnika? g) zmiana kodów PKD działalności? "?
9. Zmianą prawno-organizacyjną jest zmiana wspólnika/wspólników spółki z o.o.
Zmiana w strukturze udziałowców w Sp. z o.o. wymaga jedynie poinformowania Instytucji Wdrażającej. W przypadku zmian w strukturze udziałowej PARP bada jedynie wpływ zmiany udziałowców w kontekście zapisów umowy o dofinansowanie, tzn. czy osoba zbywająca udziały nie była w sposób istotny zaangażowana w realizację Projektu i czy jej wkład nie został opisany jako istotny dla osiągnięcia celów Projektu we wniosku o dofinansowanie.

Agata Kobyłka pisze -

Witam, realizuję projekt w ramach działania 8.1. Okres realizacji projektu kończy się w dn. 8.09.2012 r. (był to piątek) firma, która przeproawdziła kampanię pormocyjną portalu wystawił mi fakturę w dniu 8.09.2012 r. niestety nie mogłam zapłacić faktury w dniu otrzymania faktury i opłaciłam ją 10.09.2012 (poniedziałek) czy faktura ta będzie kwalifikowana?

Również współczuję... Granice czasowe wydatków kwalifikowanych są sztywne - nie można ich ponieść po okresie kwalifikowalności, czyli czasie trwania projektu. Jeśli kwota jest duża i gra warta świeczki, rozwiązaniem mógłby być aneks do umowy i wydłużenie okresu realizacji projektu, jeśli nie trwał dłużej niż 2 lata, ale wniosek należałoby złożyć przed końcem realizacji projektu. Może też PARP zechce Ci pójść na rękę - trzymam kciuki :).
W przypadku złożenia wniosku rozliczającego zaliczkę po terminie wymaganym umową, od środków pozostałych do rozliczenia nalicza się odsetki jak od zaległości podatkowych, liczone od dnia przekazania środków do dnia złożenia wniosku.

Justyna Kraszewska pisze -

Co w przypadku gdy spóźnię się ze złożeniem wniosku rozliczającego zaliczkę?
Współczuję. Na 99% nie uciekniesz od karnych odsetek, a może być gorzej. Proponuję poczekać na oficjalną odpowiedź od RIF/PARP co zrobić i starać się z nimi dogadać - mam nadzieję, że będą chcieli pomóc, trzymam kciuki :).
A co do wniosku o płatność końcową - pamiętaj - najpóźniej ostatniego dnia projektu MUSI być w RIF!
Witam, realizuję projekt w ramach działania 8.1. Okres realizacji projektu kończy się w dn. 8.09.2012 r. (był to piątek) firma, która przeproawdziła kampanię pormocyjną portalu wystawił mi fakturę w dniu 8.09.2012 r. niestety nie mogłam zapłacić faktury w dniu otrzymania faktury i opłaciłam ją 10.09.2012 (poniedziałek) czy faktura ta będzie kwalifikowana?

Maciek Zielinski pisze -

Chwileczkę, przecież zbycie udziałów spółki jest decyzją i działaniem wspólników, a nie spółki, czyli beneficjenta. Jak spółka i odpowiadający za jej działanie zarząd może zabronić wspólnikom zbycia udziałów (o ile nie jest to zastrzeżone w umowie spółki)?

Marek Pocheć pisze -

Sandra Przybyszewska pisze -

9. Czy zmianą prawno-organizacyjną w statusie beneficjenta, o której mowa w par. 9 punkt 11, jest: a) zmiana wspólnika/wspólników spółki z o.o.? b) zmiana zarządu spółki z o.o.? c) zmiana siedziby spółki? d) zmiana miejsca zamieszkania osoby fizycznej? e) zmiana miejsca prowadzenia działalności gospodarczej osoby fizycznej? f) zmiana pełnomocnika? g) zmiana kodów PKD działalności? "?
9. Zmianą prawno-organizacyjną jest zmiana wspólnika/wspólników spółki z o.o.
Zmiana w strukturze udziałowców w Sp. z o.o. wymaga jedynie poinformowania Instytucji Wdrażającej. W przypadku zmian w strukturze udziałowej PARP bada jedynie wpływ zmiany udziałowców w kontekście zapisów umowy o dofinansowanie, tzn. czy osoba zbywająca udziały nie była w sposób istotny zaangażowana w realizację Projektu i czy jej wkład nie został opisany jako istotny dla osiągnięcia celów Projektu we wniosku o dofinansowanie.
1 2 3

Formularz zgłaszania uwag