Uzyskanie dofinansowania w ramach jednego z programów Osi priorytetowej 8 Programu Operacyjnego Innowacyjna Gospodarka nie jest trudne. Warto przyjrzeć się, jak wygląda proces rozpatrywania wniosku i dalszego prowadzenia projektu.

W tym artykule postaramy się w uproszczony sposób pokazać jak wygląda ten proces krok po kroku. Należy pamiętać, że ten poradnik ma charakter wyłącznie pomocniczy - nie może zastąpić zapoznania się z oryginalnymi dokumentami, na podstawie których powstał.

Uproszczony schemat procesu:

Rysunek 1: uproszczony schemat procesu

Mimo, że powyższy rysunek jest uproszczonym schematem, widać z niego wyraźnie, że realizację projektu (pierwsze wydatki) można rozpocząć dopiero w pewnym ściśle określonym momencie.

Wydatki poniesione przed tym momentem nie będą uznane za wydatki kwalifikowane i poniesione koszty nie zostaną zwrócone.

W przypadku działań 8.1 i 8.2 tym momentem jest dzień po dniu złożenia wniosku o dofinansowanie.

Złożenie wniosku i rozpoczęcie realizacji:

Rysunek 2: Procedura rozpatrywania wniosku

Składanie wniosku rozpoczynamy od złożenia go w jednej z Regionalnych Instytucji Finansujących (w skrócie: RIF) - odpowiedniej z punktu widzenia miejsca realizacji naszego projektu.

Wniosek jest rejestrowany w RIF, zostaje mu nadana data złożenia wniosku i trafia do oceny formalnej. W trakcie tej oceny RIF może poprosić nas o wniesienie poprawek do wniosku - mamy na to do 3 dni od otrzymania pisma z prośbą o poprawki.

RIF na ocenę formalną naszego wniosku ma 30 dni od daty jego złożenia. Następnie:

• RIF odrzuca wniosek informując nas o tym pisemnie. W takim przypadku mamy 14 dni na złożenie protestu do RIF. RIF rozstrzyga protest w przeciągu miesiąca. Jeżeli protest zostanie uznany, wniosek wraca do oceny formalnej. Jeżeli nie, możemy jeszcze skarżyć decyzję RIF do Ministerstwa Rozwoju Regionalnego (nazywa się to oficjalnie Wnioskiem O Ponowne Rozpatrzenie Sprawy), lub
• RIF akceptuje nasz wniosek i przesyła go do oceny merytorycznej.

Ocena merytoryczna powinna zakończyć się w ciągu 90 dni od daty złożenia wniosku w RIF. W trakcie tej oceny RIF ma prawo ponownie zwrócić się do nas z prośbą o wyjaśnienia. W wyniku oceny merytorycznej powstają:

• lista rankingowa zawierająca wnioski, które przeszły pozytywnie ocenę merytoryczną
• lista wniosków odrzuconych.

Lista rankingowa uporządkowana jest według daty złożenia kompletnego wniosku. Pamiętaj: im szybciej złożysz wniosek i im szybciej dostarczysz ewentualne poprawki tym większe masz szanse na otrzymanie dotacji!

O tym, czy nasz wniosek przeszedł ocenę merytoryczną, dowiemy się dopiero po zaakceptowaniu listy rankingowej przez kolejne instytucje, jak to przestawiono na poniższym rysunku:

Rysunek 3: Procedura akceptacji wniosku przez instytucje rządowe

Obie pokazane powyżej listy RIF przekazuje do PARP do weryfikacji. Następnie lista przekazywana jest do akceptacji do MSWiA, skąd trafia do MRR, gdzie podejmowana jest ostateczna decyzja. Po przebyciu tej drogi, lista przyjętych wniosków publikowana jest na stronach PARP i stronach odpowiedniego RIFu, a do wnioskodawców wysyłane jest pisemne powiadomienie o decyzji.

Wnioskodawcy, których projekty odrzucono na etapie oceny merytorycznej mają prawo do wniesienia protestu w takich samych terminach, jak przy ocenie formalnej. W przypadku uznania protestu wniosek wraca do etapu oceny merytorycznej. W przypadku jego odrzucenia, pozostaje nam złożenie w MRR Wniosku O Ponowne Rozpatrzenie Sprawy.

Rysunek 4: Droga do podpisania umowy

Wraz z otrzymaniem informacji z RIF o pozytywnym rozpatrzeniu naszego wniosku zostaniemy wezwani do dostarczenia dokumentów niezbędnych do podpisania umowy o dofinansowanie. Jeśli nie dostarczymy wszystkich wymaganych dokumentów, dostaniemy prośbę o ich uzupełnienie. Gdy w RIFie znajdzie się komplet naszych dokumentów przygotowany zostanie projekt umowy i otrzymamy informację o miejscu i dacie jej podpisania.

W momencie podpisywania umowy, bądź w terminie 15 dni od jej podpisania należy złożyć zabezpieczenie w formie weksla in blanco. O terminach dotyczących powyższych działań jesteśmy informowani pisemnie przez RIF w zawiadomieniu. Jeżeli nie dotrzymamy któregoś z terminów, RIF może odstąpić od podpisania umowy.

Podpisanie umowy o dofinansowanie kończy etap przyznania funduszy. Teraz rozpoczyna się etap właściwej realizacji projektu, podczas którego to etapu możemy spotkać się jeszcze z następującymi formalnymi procesami:

• zmiana umowy - w przypadku zmian organizacyjnych, bądź przewidywanych konieczności w zmianach terminu realizacji projektu lub etapu możemy wnioskować o zmianę umowy. Jesteśmy wtedy zobowiązani poinformować o tym RIF nie później niż na 30 dni przed terminem zakończenia danego etapu lub końcem projektu. Należy jednak pamiętać, że nasz projekty może trwać maksymalnie 24 miesiące - nie dłużej
• sprawozdawczość - mamy obowiązek udzielać informacji dotyczących realizacji projektu na każde wezwanie uprawnionej instytucji (w tym przede wszystkim RIF). Informacje powinniśmy dostarczyć w terminie 14 dni od otrzymania takiego wezwania
• kontrola - w trakcie realizacji projektu i przez okres 3 lat od jego zakończenia odpowiednie instytucje mają prawo przeprowadzić kontrolę związaną z przyznanym dofinansowaniem. Mamy obowiązek poddać się takiej kontroli. Zawiadomienie o niej dostaniemy nie później niż na 5 dni przed jej przeprowadzeniem, z wyjątkiem kontroli doraźnych przeprowadzanych bez zawiadomienia w uzasadnionych przypadkach

W terminie 21 dni od przeprowadzonej kontroli otrzymamy informację pokontrolną zawierającą wynik kontroli oraz zalecenia pokontrolne. Informację taką możemy podpisać w terminie 14 dni od jej otrzymania, złożyć zastrzeżenia do informacji pokontrolnej, bądź odmówić jej podpisania. Niezależnie od tego, co zrobimy, jesteśmy zobowiązani do wprowadzenia w życie zaleceń pokontrolnych. Niezastosowanie się do nich bez odpowiedniego uzasadnienia może skutkować wypowiedzeniem Umowy ze skutkiem natychmiastowym,

• płatność - w trakcie realizacji naszego projektu mamy obowiązek składania wniosków o płatność

1. w działaniu 8.1: po zrealizowaniu każdego etapu zgodnie z harmonogramem
2. w działaniu 8.2: po zrealizowaniu każdego etapu zgodnie z harmonogramem.